Dokumentensammlung digitalisieren und Scanner Empfehlung

Hm, mein Eindruck ist eher, dass die Papierberge immer kleiner werden. Das Finanzamt kommuniziert noch per Brief und die Nebenkostenabrechnung kommt auf Papier. Alles andere kommt direkt elektronisch.
Die Frage ist, ob sich die Anschaffung eines Scanners überhaupt lohnt, wenn er rein für die Ablage von Dokumenten ist oder ob man nicht das wenige Papier abheftet und nach 10 Jahren den zweiten Ordner anfängt.

Zitat von Harry94

Was habt ihr für Systeme, um mit euren Dokumenten umzugehen? Ich habe klassische A4 Ordner mit der Möglichkeit, das Rückenschild zu wechseln. Dort kommt dann einfach alles rein. Ich hatte überlegt, die Dokumente zu digitalisieren und so 5 bis 6 Ordner auflösen zu können. Verschlüsselte Festplatten inkl. Backupsystem nach der 3-2-1 Regel habe ich.

Ich habe aus alter Zeit noch wenige Ordner. Das meiste neuere steckt in Hängemappen (schon deswegen, weil das jeweils nicht mehr so viel ist). Seit etlichen Jahren scanne ich alles Papier, was mir aufhebenswert erscheint, mit einem Flachbettscanner von Canon und lege es in einem Ordnersystem ab. Wichtige Unterlagen bewahre ich als Papier auf (z.B. Steuerbescheide). Wird aber immer weniger Papier.

Mein Scanner braucht 8 Sekunden pro Seite, das ist für mich schnell genug. Der von Dir beschriebene Scanner braucht 5,5 Sekunden. Ich kenne von der Arbeit schief und über Kopf eingezogene Seiten, die mich jeden Tag wieder ärgern. Ja, es gibt Software dafür, die das geradezieht, die gibt es in der Arbeit aber nicht. Ich selber lege Wert auf gerade Scans. Aus der Erfahrung in der Arbeit würde ich mir selbst keinen Einzugscanner kaufen.

Zitat von Harry94

Macht das sonst noch jemand von euch? Es wird ja immer Dokumente geben, die man in Originalform aufbewahren muss. Macht man sich mit dem digitalisieren eher zu viel Arbeit?

Das ist wie mit dem Protokollieren von Wertpapierkäufen: Der Scan ist eine gewisse, wenn auch kleine Arbeit. Wenn man das Papier aber erstmal im Rechner hat, ist es hinterher dann weniger Arbeit. Bereits der Gang zu meinem Aktenschrank dauert länger als das passende Verzeichnis auf dem Rechner aufzurufen.

Mein Mann hat den von Dir genannten Scanner. Er nutzt ihn, wenn er Checkflüge abgenommen hat und die Dokumentation an die Behörden faxen muss. Sag nix wegen „faxen“🙄.

Der Scanner ist also nicht permanent im Einsatz, aber mein Mann ist damit sehr zufrieden. Und wenn man beim Einzug etwas Sorgfalt walten lässt, kommen schöne klare, gerade Scans raus.

Für ab und an mal ein Blatt scannen ist der Scanner sicher ok, für größere Mengen sicher nicht.

Ich scanne nur noch mit dem Smartphone.

Zitat von WerAuchImmer

Ich scanne nur noch mit dem Smartphone.

Hast du dafür eine Appempfehlung? Oder machst du nur Fotos?

Zitat von andiii_98

Hast du dafür eine Appempfehlung? Oder machst du nur Fotos?

Ich nutze CamScanner und bin seit Jahren sehr zufrieden.

du kannst die app von google drive dafür zum beispiel verwenden und es damit einfach mal ausprobieren

Dokumente mit Google Drive scannen - Android - Google Drive-Hilfe

bei appel geht das mit der app notizen

ansonsten gibt es auch kostenfreie apps anderer anbieter bsp. von adobe

android

https://www.adobe.com/de/acrobat/resources/scanning/mobile-phone.html

appel

https://www.adobe.com/de/acrobat/resources/scanning/iphone.html

ansonsten haben auch viele multifunkionsdrucker eine gute scanneinheit, seperat erwerbbare flachbett bzw. mobil scanner sind meist teurer als die multifunktionsteile.

ich selber nutze hierfür den wegen geschäftlich sowieso vorhandenen farblaser Kyocera Ecosys MA2100.

da i.d.r. nicht viel reinkommt.

ich sortiere bei mir nach vertragspartner, bzw. art der versicherung.

in diesem ordner sind dann ordner mit jahreszahlen enthalten

dementsprechend hiese dann bei mir der pfad

Vertäge \ Versicherung \GKV \ 2024 \ Beitragserhöhung.pdf

Vertäge \ Versicherung \GKV \ 2024 \ Zahnartzt_Rechnung.pdf

Vertäge \ Versicherung \KFZ \ 2024 \ Rechnung.pdf

Vertäge \ Versicherung \KFZ \ 2024 \ Steuer.pdf

Vertäge \ Internet\ Mobilfunk_Vertrag.pdf (rechnugnen hebe ich hier nicht auf)

Vertäge \ Internet\ Galsfaser_Vertrag.pdf (rechnugnen hebe ich hier nicht auf)

Vertäge \ Strom\ 2024 \ Abrechnung_Wärmepumpe.pdf

Vertäge \ Strom\ 2024 \ Abrechnung_Haushalt.pdf

Vertäge \ Strom\ 2024 \ Vertrag_Versrogername.pdf

usw.

ich ahbe auch einen ordner für banken dann sieht dann quasie so aus:

Banken \ Depot \ 2024 \ Abrechnung1.pdf

Banken \ Depot \ 2024 \ Abrechnung2.pdf

Banken \ Giro \ ING\ 2024 \Kontoauszug1.pdf

Banken \ Giro \ ING\ 2024 \Kontoauszug2.pdf

Banken \ Giro \ Santander\ 2024 \ Kontoauszug1.pdf

Banken \ Giro \ Santander\ 2024 \ Kontoauszug2.pdf

Banken \ Tagesgeld\ BMW\ 2024\ Kontoauszug1.pdf

Banken \ Tagesgeld\ BMW\ 2024\ Kontoauszug2.pdf

usw.

Zitat von andiii_98

Hast du dafür eine Appempfehlung? Oder machst du nur Fotos?

Bei Apple die bordeigene Notizen-App verwenden. Dort ist die Scanfunkion integriert und kann dann auch noch korrigiert und archiviert werden.

Ich nutze als Einzugsscanner (für mehrere Seiten) ScanSnap iX500 (sein Nachfolger ist, glaube ich, iX1600). Für einzelne Seiten manchmal die Microsoft Lens App auf einem Handy (nicht verwechseln mit Google Lens).

Beim Digitalisieren seiner Unterlagen kann man Dokumente, welche man weiterhin auch in Papierform aufbewahren will (siehe Aufbewahrungsfristen) in spezifischen Ordnern abheften, also z.B. Steuer, Haus, Auto, Wohnung, Versicherungen oder diese einfach ohne Gruppieren chronologisch ablegen und nur über eine eindeutige Nummer auffindbar macht. Für letzteres braucht man einen Paginierstempel. Mit dem Paginierstempel versieht man Dokumente vor dem Scannen mit einer fortlaufenden Nummer und legt die Dokumente dann einfach sequenziell, völlig ungruppiert, in Ordnern ab. Über die Nummer auf der digitalen Kopie findet sich das Original leicht.

Ich bin für Papierdokumente beim Gruppieren in Ordnern geblieben und habe den Paginierstempel wieder verkauft.

Besonders wichtige Dokumente lagere ich in einem Bankschliessfach.

Ordnerstrukturen auf meinen Rechnern, in der Cloud und in E-Mail-Clients halte ich sehr einfach. Die Suchfunktionen von Windows und Outlook sind für mich gut genug. Wenn ich genauer klassifizieren wollte, würde ich ein System mit Tags verwenden – damit findet sich z.B. eine Handwerkerrechnung fürs Elternhaus sowohl unter Rechnung als auch unter Haus. Bei einer simplen hierarchischen Ordnerstruktur ist man auf ein einziges Klassifizierungsmerkmal beschränkt.

Ich nutze folgende Namenskonventionen:

Dateinamen mit datumsrelevantem Inhalt starten mit „yyyy-mm-dd“. Damit lassen diese sich leicht nach Datum sortieren.

Die Namen von Ordnern

- welche ich im Windows Explorer vorn sortiert haben möchte, starten mit „. „

- mit veraltetem Inhalt starten mit „zz-„

- die ich demnächst zu löschen beabsichtige, starten mit „xx-„

Die meisten meiner Dokumente habe ich in der Cloud gespeichert – Ende-zu-Ende verschlüsselt in Tresorit.

M.E. sollten private Daten nur dann in der Cloud gespeichert werden, wenn diese mit einem Schlüssel verschlüsselt sind, den nur der Nutzer kennt, also Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E). Die meisten Cloud-Provider (inkl. Google Drive und Microsoft OneDrive) bieten leider keine E2EE. Das gebotene „encrypting data in transit and at rest“ ist hier nicht ausreichend

Für Backups auf externe SSDs nutze ich Macrium. Eine Backup-SSD liegt im Bankschließfach zur räumlichen Trennung von Datensicherungen.

Zitat von Alabama

Mein Mann hat den von Dir genannten Scanner.

Welchen von wem genannten Scanner?

Ein Zitat hat echt was für sich. Da weiß der Leser gleich, worauf sich der Autor bezieht.

Zitat von Alabama

Er nutzt ihn, wenn er Checkflüge abgenommen hat und die Dokumentation an die Behörden faxen muss. Sag nix wegen „faxen“🙄.

Ich finde faxen gut und verstehe nicht, was die Leute alle gegen das Faxen haben. E-Mail ist Postkarte, Sackpost ist altmodisch und teuer.

Zitat von Alabama

Der Scanner ist also nicht permanent im Einsatz, aber mein Mann ist damit sehr zufrieden. Und wenn man beim Einzug etwas Sorgfalt walten lässt, kommen schöne klare, gerade Scans raus.

Für ab und an mal ein Blatt scannen ist der Scanner sicher ok, für größere Mengen sicher nicht.

Mein alter Scanner hat unter Win10 nicht mehr getan (kein Treiber), da habe ich auch mir Scanner-Apps experimentiert und sie verworfen.

Für einen guten Scan braucht man einen Handyständer oder ein Fotozelt, etwa so eins. Die technische Lösung hat mir gefallen, aber so viel billiger als ein dedizierter Scanner war sie nicht.

Der neue Canon-Flachbettscanner scannt die Seite in 8 Sekunden, das ist schnell genug. Klar: Auch das ist für größere Mengen nichts, aber ich scanne ja auch nur die eingehende Korrespondenz.

Zitat von Harry94

Wie ist euer Ablagesystem / Benennungssystem? Den Ordner zu benennen ist noch leicht.

Ich mache das so wie Asna, nur kürzer. Die Steuerunterlagen für 2023 beispielsweise finde ich unter \txt\steuer\2023, die Renteninfo unter \txt\vers\drv\.

Zitat von Harry94

Aber das Dokument würde dann z.B. "2024_12_05 Krankenkassen Benachrichtigung Beitragserhöhung" oder wie? Hier müssen ja Schlagworte enthalten sein, damit man schnell das gesuchte Dokument findet.

Zum zeitgerechten Sortieren auch in den Fällen, in denen ich die Unterlagen nicht zeitentsprechend erhalte oder einscanne, beginnt bei mir der Dateiname mit dem Datum, etwa 20250111 und dann die Bezeichnung dahinter. Deine Unterstriche spare ich mir, spart Zeit beim Umbenennen.

Es sind bei mir als Privatmann ja nicht so viele Unterlagen pro Ordner. Und wenn sie mir doch zuviele werden, kann ich mir ja eine sinnvolle Unterteilung ausdenken

es gibt auch schicke scanner die beide seiten eines dokumentes gleichzeitig scannen können

die müssen nichtmal ausladend sein z.b. der sehr kompakte Brother DS-740 oder canon formula P-208II

liegen irgendwo bei 130€

Wir nutzen auch zu 99% den Dokumenten Scanner von Apple. Klappt bisher recht gut, nur finde ich die Datei dann sehr groß.

Ich benutze einen Duplex-Einzugsscanner von Brother, Modell "ADS-2700W", der ist ins heimische Netzwerk integriert, scannt standalone und schickt die Daten erst mal auf einen Ordner meines RPI (wepcher im Dauerbetrieb läuft). Wenn ich dann mal den Rechner anschalte, hole ich mir die Dateien mittels FTP ab und und pflege sie in die Dokumentenverwaltungssoftware Paperwork ein diese, macht OCR, so dass die Dokumente für Volltextsuche zugänglich und schnell auffindbar sind, auch eigene Labels lassen sich an Dokumente heften.

Jeden Monat speichern auf optisches Medium (DVD-R), jedes Jahr auf M-Disc (im Prinzip BlueRayDisc , nur dank besonderer Beschichtung langlebiger als gewöhnliche BD)

Generell landet hier Papier im Ordner, aber das Meiste kommt inzwischen eh digital rein. Wichtiges Papier wird aber zusätzlich gescannt.

Hier verrichtet ein Netzwerk-Multifunktionsdrucker von Xerox aus dem Jahr 2009 seinen Dienst. Scannt auf ein NAS-Share, wo alle Clients ihre Dokumente abholen können. Der Vorteil von Netzwerklösungen ist, die allgemeine Verfügbarkeit für alle Clients und dass man nicht von einer Treiberpflege für die neusten Betriebssystemversionen abhängig ist.

Ablagestruktur ansonsten thematisch strukturiert wie hier schon mehrfach genannt. Scans beginnen mit yyyy-mm-dd. OCR lasse ich nachträglich nur im Bedarfsfall drüber laufen.

Die Clients haben ein 3-2-1-Backupsystem. Keine Klaut-Nutzung!

Ich hab einen Fujitsu ScanSnap iX1600. Duplex Scanner, Wlan, super schnell. Damit kann man ganze Ordner in Minuten digitalisieren und dabei durchsuchbare PDF erstellen. Zur ausschließlich gelegentlichen privaten Nutzung allerdings nicht ganz billig.

Zuhause nutze ich keinen Scanner weil ich keinen habe und wenn dann nehme ich mein Handy und Scanne die Seiten ab die ich brauche und habe sie verbunden mit https://contract-app.de/ .

Sonst auf Arbeit (zum professionelleren Einsatz) haben wir Brother ADS-4500W, 2800W,

Fujitsu Fi-7160 , Ricoh Fi-8040 (Nachfolger der 7000er) Serie im Einsatz.

Oder sowas wie den ix1500 oder 1600 im Einsatz, gerade mit der ScanSnap Software macht das dann auch Spaß mehrere Duplex Seiten auf einmal schnell zu bearbeiten und so Sachen einzustellen wie Lochungen entfernen, weiße Seiten entfernen usw. neben den Passenden Twain Treiber die oft für unsere Fachanwendungen gebraucht werden.

(Suchmaschine vorher anwerfen)

Klar nicht so schick und günstig und klein und kompakt wie deiner, aber hat bisschen mehr Funktionen und ist auch für eine tägliche größere Menge an Blättern gedacht, die da durchgejagt werden können. (beidseitig)

Zur Not ließe sich das Gerät natürlich auch sicher absetzen.

Allgemein habe ich aber nicht so viel Sachen die eingescannt werden müssen.

Und da das meist Rechnungen sind landen die sowieso a entweder gleich in den Aktenordner, oder sollten sie digitalkommen gleich in dem richtigen Ordner für Versicherungen.

Wer sich ein bisschen mit IT auskennt könnte sich auch eine Nextcloud, NAS einrichten , da gibts auch schöne Sachen wie paperless-ngx . Aber der Aufwand ist dann schon ein bisschen größer. Ein Backup sollte ja auch redundant sein, falls mal die Hütte abbrennt.

Klar kannst auch sowas wie Cloud nutzen, nur bin ich da nicht so ein Freund von, nicht selbst Herr der eigenen Daten zu sein. Wenn dann eher bei Firmen die Zeroknowledge Protokoll und E2EE anbieten, nicht bei den klassischen Firmen wie : Google, AWS, Apple, MS.

Vor einigen Jahren brauchte ich einen S/W Laserdrucker und auch was zum Scannen (beidseitiges Scannen war meine Vorgabe) und hatte ich mich für ein Multifunktionsgerät entschieden. Brother MFC L2740dw.

Ich scanne direkt auf meinen Laptop über WLan.

Das beidseitige Scannen war mir wichtig, da ich viele Alt-Ordner hatte, die ich auf die Festplatte bringen wollte. Der Dokumenteneinzug war gut um die Mengen in annehmbarer Zeit abzulichten und abzulegen. OCR wird nur selten benutzt.

Ablage dann in Windows-Ordnern:

z.B.: Versicherung\Hausrat\jjjj-mm-tt-Vertrag

Bank\ING\Extrakonto\jjjj-mm-tt-Mitteilung Zinsen ab ...

Datensicherung ist bei mir noch nicht optimal.

Auf Laptop und dann auf 2-3-monatlich (oder bei Bedarf) auf separate Festplatte.

Wichtige Sachen noch (immer) im manuellen Ordner abgeheftet.

Noch keine hausexterne Sicherung. Bankschließfach ist mir zuviel Lauferei. Mit Cloudsicherung konnte ich mich noch nicht anfreunden.

Wie könnte man die sensiblen Daten zugriffssicher und einfach hausextern speichern?