Zwei Hauseigentümer in einem Haus

Hallo KeineAhnung,

ich mache in meinem vermieteten 3-Familienhaus die Nebenkostenabrechnung auch selber. Ihr solltet einen Wirtschaftsplan erstellen. Das heißt, ihr nehmt die letzte von der Hausverwaltung erstellte Abrechnung als Grundlage und berechnet die Nebenkosten, die in jeder Wohnung voraussichtlich monatlich entstehen werden. Diese Beträge sollten alle Parteien monatlich auf ein Hausgeldkonto einzahlen. Von diesem Konto sollten dann auch alle Kosten abgebucht werden entweder per Lastschrift oder per Dauerauftrag.

Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Straßenreinigung und Niederschlagswasser rechne ich nach anteiliger Fläche ab. Hausstrom und Schornsteinfeger nach Anzahl der Parteien. Kaltwasser, Abwasser, Warmwasser und Heizung (Zentralheizung) wird nach Verbrauch abgerechnet. Müll wird regional sehr unterschiedlich verteilt. Das müsste aber auf der Rechnung des entsprechenden Versorgers stehen. Generell würde ich die Modalitäten übernehmen, wie sie die Hausverwaltung eingeführt hat.

Einfach ist die Heizkostenabrechnung bei Etagenheizungen, etwas komplizierter, wenn ihr eine Zentralheizung habt. Dafür müsst ihr einen Betrieb für Wärmemesstechnik (z.B. Techem - es gibt aber noch günstigere) engagieren, weil die Verteilung der Heizkosten nach einem bestimmten Schlüssel gesetzlich festgelegt ist. Die Berechnungen sind nicht ganz einfach. Die Wärmemengenzähler an den Heizkörpern sind meist bei einer Firma gemietet. Schaut auch da mal in die letzte Abrechnung und schließt mit dem entsprechenden Unternehmen Verträge ab. Die Zähler an den Heizkörpern müssen ein Mal im Jahr abgelesen werden und diese Werte zusammen mit den angeforderten Rechnungen an den Betrieb geschickt werden. Die erstellen dann gegen Rechnung die entsprechende Verteilung, die ihr in die Gesamtabrechnung übernehmt.

Für die Gesamtabrechnung solltet ihr eine Exel-Datei anlegen, in der ihr vorne die Kosten für alle Posten eintragt, diese dann auf die Wohnungen verteilt und diese am Ende noch einmal addiert. So habt ihr eine Kontrolle, ob keine Fehler bei der Verteilung aufgetreten sind. Nehmt auch hier die letzte Abrechnung der Verwaltung als Grundlage.

Soviel dazu. Mich hat diese Abrechnung nicht viel Zeit gekostet. Man benötigt einen Ordner mit allen Rechnungen und eine übersichtliche Datei. Dafür kassieren Verwaltungen allerhand Geld, das man sparen kann. Ihr solltet in eurer Familie überlegen, ob derjenige, der diese Abrechnung erstellt, einen Obolus dafür bekommt und ob die Abrechnung von einer 2. Person kontrolliert wird. Das sorgt für Transparenz.

Soweit meine Erfahrungen zu den NK.

Ihr solltet auch ein Finanzpolster für Instandsetzungen aufbauen. Da gilt als grobe Marge: 1€/Mo x qm. Je nach Zustand des Hauses muss der Betrag höher sein. Reparaturen kommen bestimmt und manchmal sind sie ganz schön teuer!

Neben den kleinen Zählern an den Heizungen, die nur über Dienstleister abgerechnet werden können, gibt es auch Wärmemengenzähler. Die werden gekauft und einmal am Zulauf der Wohnung montiert und können dann von Euch selbst abgelesen und abgerechnet werden. Das dürfte sich in Eurem Fall schnell lohnen.