Fahrten­buch Dienstwagen: Steuern und Zeit sparen mit Fahrten­buch

Fahrten zur Messe, zu Kunden oder zu Geschäftspartnerinnen – es gibt viele Gründe, warum Arbeitnehmer, Arbeitnehmerinnen und Selbstständige ein Auto für berufliche Zwecke einsetzen. Die Kosten sind steuerlich absetzbar. Für die privaten Fahrten mit demselben Auto gilt das allerdings nicht. Bist Du beispielsweise angestellt und nutzt Deinen Firmenwagen sowohl aus beruflichen als auch privaten Gründen, musst Du den geldwerten Vorteil für die privaten Fahrten versteuern und darauf auch Sozialabgaben zahlen.

Um den Privatanteil zu versteuern, kannst Du zwischen zwei Methoden wählen:

1. die pauschale 1-Prozent-Regelung und
2. die Ermittlung der tatsächlichen Autokosten mithilfe eines Fahrten­buches.

Achtung: Du darfst die Methode nur zu Jahresanfang oder beim Wechsel des Fahrzeugs ändern.

Viele Angestellte mit Dienstwagen nutzen die 1-Prozent-Methode. Als geldwerter Vorteil für die Privatnutzung gilt für jeden Monat 1 Prozent des Bruttolisten-Neupreises – unabhängig davon, wie teuer das Auto bei der Anschaffung tatsächlich war. Hinzu kommt noch ein Aufschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Jeder Entfernungskilometer ist mit 0,03 Prozent des Listenpreises zu multiplizieren. Ausführlich erläutern wir die 1-Prozent-Regelung im Ratgeber Dienstwagenbesteuerung.

Unternehmer und Unternehmerinnen dürfen die 1-Prozent-Methode auch anwenden. Nur wenn sie ihn mehr als zur Hälfte beruflich nutzen, zählt ein Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen. Außerdem müssen sie für die private Nutzung zusätzlich Umsatzsteuer zahlen.

Wenn die pauschale Regelung zulässig ist, solltest Du Dich kritisch fragen, ob Du sie tatsächlich nutzen solltest. Es gibt etliche Situationen, in denen sie relativ teuer sein kann:

• Der Bruttolisten-Neupreis des Autos ist sehr hoch.
• Du hast das Auto gebraucht gekauft oder es ist relativ alt.
• Die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist groß.
• Du fährst wenig aus privaten Gründen.
• Bei Selbstständigkeit: Das Auto ist bereits vollständig abgeschrieben.
• Die als Betriebsausgaben absetzbaren laufenden Kosten wie Sprit, Kfz-Versicherung und Kfz-Steuer sind relativ niedrig.

Günstiger ist dann oft das Führen eines Fahrten­buchs. Schließlich zählen beim Fahrten­buch fast alle Kosten, die für das Auto im Laufe des Jahres anfallen – etwa für den Sprit, Reparaturen und Wartung, Kfz-Versicherung, Kfz-Steuer, Parkgebühren, Autopflege, Reifen, Tüv-Gebühren, Leasinggebühren oder die Zinsen für ein Autodarlehen. Außen vor bleiben Bußgelder und privat veranlasste Maut- und Straßenbenutzungsgebühren. Deshalb sollten Autofahrer und Autofahrerinnen mit Fahrten­buch alle Belege akribisch sammeln und aufbewahren.

Der Fahrten­buchdienstleister Vimcar bietet auf seiner Homepage einen Firmenwagenrechner an. Dort kannst Du Deine eigene Situation eingeben und erfährst so den geldwerten Vorteil nach der 1-Prozent-Regel sowie mit Fahrten­buch. Ist letzteres günstiger, führt dies zu einer Steuerersparnis. Sie beträgt im Vimcar-Musterfall für einen VW Golf 861 Euro, für einen Audi A4 kommen 2.159 Euro Vorteil heraus. Durchschnittlich sparen Vimcar-Nutzer und -Nutzerinnen nach Firmenangaben 2.785 Euro jährlich. 

Für das Fahrten­buch gelten strenge Regeln – gleichermaßen für das per Hand ausgefüllte und für das elektronische. Es gibt steuerlich fünf Kategorien an Fahrten, von denen Du auf jeden Fall die ersten drei aufzeichnen musst:

1. Dienstliche Fahrten: Du musst für jede Fahrt das Datum, Abfahrts- und Zielort, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reisestrecke und den Reisezweck dokumentieren. Zudem solltest Du auch den besuchten Geschäftspartner oder eine Kundin namentlich nennen. Sollte ein Umweg erforderlich sein, musst Du auch dies vermerken.
2. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Dabei genügen das Datum und die Kilometerangaben. Diese Kosten darfst Du steuerlich nur mit der Ent­fer­nungs­pau­scha­le abrechnen. Sie beträgt pro Arbeitstag pauschal 30 Cent für jeden Entfernungskilometer. Ab dem 21. Entfernungskilometer waren es im Jahr 2021 35 Cent und seit 2022 schon 38 Cent pro Kilometer. 
3. Private Fahrten: In diesen Fällen reichen das Datum und die Distanz.
4. Familienfahrten bei doppelter Haus­halts­füh­rung und
5. Fahrten, die mit anderen Einkünften zusammenhängen: Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Du den Dienstwagen auch nutzt, wenn Du als Vermieter oder Vermieterin Deiner Ferienwohnung unterwegs bist.

Falls mehrere Menschen das Auto nutzen, dann ist auch der jeweilige Fahrer oder die Fahrerin einzutragen. Außerdem musst Du das amtliche Kennzeichen sowie der Kilometerstand am Anfang und Ende des Jahres notieren.

Bezüglich der Form macht das Finanzamt folgende Vorgaben:

• Das Fahrten­buch muss als gebundenes Buch geführt werden, es darf keinesfalls aus Einzelblättern bestehen und auch keine Excel-Tabelle sein.
• Alle Fahrten müssen, sobald sie beendet sind, eingetragen werden. Beim elektronischen Fahrten­buch reicht es, die Einträge binnen einer Woche zu erledigen.
• Die Vermerke müssen vollständig, korrekt, übersichtlich und leserlich sein.
• Nachträge sind grundsätzlich nicht erlaubt. Hast Du Dich verschrieben oder sind Änderungen erforderlich, musst Du diese klar kennzeichnen.

Im Buchhandel und online kannst Du gedruckte Fahrtenbücher kaufen, beispielsweise von Zweckform oder Siegel. Diese beinhalten die steuerlich vorgeschriebenen Spalten und Zeilen, die Du dann per Hand ausfüllen musst.

Finanzgericht Düsseldorf über ordnungsgemäßes Fahrten­buch

Wie wichtig das akribische Führen eines (elektronischen) Fahrten­buchs ist, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 24. November 2023. Im vorliegenden Fall hatte eine GmbH zwei Firmenwagen, für die eine Fahrten­buch-Software verwendet wurde. Allerdings notierten die beteiligten Personen in der Regel zuerst die Fahrten auf einem Zettel und trugen diese Daten meist erst nach dem Tanken in die Software ein. Eine Außenprüfung ergab, dass dieses Eintragen nicht mehr zeitnah erfolgt sein kann, sondern die Aktualisierungen nur alle drei bis sechs Wochen stattfanden. 

Das Finanzamt erkannte die Fahrtenbücher deshalb nicht an und setzte für den geldwerten Vorteil für die private Nutzung die 1-Prozent-Regel an - was für die GmbH steuerlich von Nachteil war und deshalb Klage eingereicht wurde. 

Das Finanzgericht Düsseldorf schloss sich aber der Haltung des Finanzamts an. Den Fahrtenbüchern fehlten die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form und zudem wurden sie nicht zeitnah geführt, beschied das Gericht (Az. 3 K 1887/22 H(L)).

Wer den Aufwand eines handschriftlichen Fahrten­buchs scheut oder dazu neigt, auch mal zu vergessen, eine Fahrt in das Büchlein einzutragen, für den empfiehlt sich ein elektronisches Fahrten­buch. Ein guter Fahrten­buchassistent nimmt dem Fahrer einigen Aufwand beim Notieren und Auswerten ab und erinnert ihn daran, falls ein Eintrag fehlt.

Das Portal vergleich.org hat im September 2017 elektronische Fahrtenbücher getestet. Es unterscheidet drei Typen:

1. Navigationssystem mit Fahrten­buch: Insbesondere bei Premium-Autoherstellern wie BMW oder Mercedes kann ein fest eingebautes Navigationssystem als Fahrten­buch genutzt werden. Hinzu kommen Lösungen von Navi-Anbietern wie Tomtom.
2. Software: Das Wiso Fahrten­buch ist ein Beispiel für ein Programm, das mit einer zusätzlichen mobilen Komponente wie einer App auf dem Smartphone kombiniert werden muss. Die App protokolliert die einzelnen Fahrten und überträgt sie an die Software. Letztlich erstellst Du dann das Fahrten­buch auf dem Computer.
3. Dienstleister: Soft- und Hardware sind aufeinander abgestimmt, um alle steuerlichen Voraussetzungen zu erfüllen – so auch die zehnjährige Archivierungspflicht.

Die Lösung von Vimcar lässt sich zum dritten Typ zählen – als ganzheitliche Dienstleistung. Das ist für Dich bequemer als die anderen Typen. Bei dem Test von Fahrten­buchlösungen hat vergleich.org Vimcar zum Sieger gekürt. Auch in anderen Veröffentlichungen wie bei „Spiegel online“ (11. Dezember 2015), im Steuer-Fachmagazin „Kalkül“ (Ausgabe 1/2016) sowie in den Zeitschriften „Firmenauto“ (Ausgabe 10/2016) und „Autoflotte“ (Ausgabe 9/2016 ) schneidet das Produkt bei Untersuchungen gut ab. Auch bei neueren Tests wurde das Ergebnis bestätigt, etwa in Autobild 2023.

Der Nutzer kauft oder mietet von Vimcar einen Stecker, den er im Fußraum selbst montiert. Damit werden alle Fahrten aufgezeichnet. Über die On-Board-Diagnose (OBD) liest die Hardware den Kilometerstand direkt aus dem Auto aus. Der Stecker hat eine integrierte Sim-Karte, mit der die Fahrdaten ans Rechenzentrum gesendet werden.

Nach dem Parken wird die neue Fahrt darüber in die Fahrten­buchsoftware übertragen. Mithilfe einer App vervollständigst Du die Angaben, indem Du die Art der Fahrt sowie bei Dienstfahrten die aufgesuchte Person erfasst. Alternativ kannst Du die Angaben später am Desktop erledigen. Kennzeichnest Du nicht innerhalb einer Woche eine Fahrt, wird diese unwiderruflich zur Privatfahrt. Im Gegensatz zu reinen App-Lösungen erfasst Vimcar alle Fahrten auch dann, wenn es keinen GPS-Empfang gibt.

Die Daten werden in einem Rechenzentrum gespeichert und archiviert. Das Fahrten­buch lässt sich als PDF-Datei exportieren – als Einzelfahrtauflistung und auf einem Jahresübersichtsblatt, das die gefahrenen Kilometer auf die jeweiligen Fahrtkategorien verteilt. Dieses kann der Nutzer ausdrucken oder per Mail verschicken.

Bei Vimcar handelt es sich um ein manipulationssicheres, geschlossenes System. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat geprüft, dass das Produkt alle IT-Sicherheitsanforderungen ordnungsgemäß erfüllt. Auch deshalb können wir Dir diese Lösung empfehlen.

Der monatliche Mietpreis steht auf der Homepage von Vimcar. Achtung: Der Anbieter gibt dort Nettopreise, also ohne Mehrwertsteuer an.

Wer nicht direkt mit einer Komplettlösung beim elektronischen Fahrten­buch starten, sondern die digitale Aufzeichnung erstmal ausprobieren möchte, ist mit einer App auf dem Smartphone gut beraten. Apps haben den Vorteil, dass sich das Fahrzeug per GPS orten lässt. Das bedeutet: Der Nutzer braucht die Start- und Zielorte nicht selbst notieren. GPS funktioniert aber beispielsweise in Tunnel oder Parkhäusern zuweilen nicht.

Apps sind oft für Privatnutzer und Privatnutzerinnen kostenlos oder zumindest günstig. Daher erstaunt es nicht, dass es mitunter große Unterschiede gibt, wie komfortabel sich die Apps bedienen lassen. Je komplizierter es ist, zum Beispiel die Adressen und Geschäftspartner per Hand zu korrigieren, desto weniger ist mit dem Fahrten­buchassistenten gewonnen.

Die Steuerberatungsgesellschaft felix1.de hat im Mai 2016 zehn Apps getestet. Sie kommt zu dem Ergebnis, dass die Erfassung per App nicht unbedingt einen Zeitvorteil gegenüber dem handgeschriebenen Fahrten­buch bringt. Wer den Dienstwagen alleine nutzt, für den kann eine App trotzdem eine sinnvolle Einstiegsvariante sein. Dies gilt vor allem dann, wenn im Smartphone die Kontaktdaten der besuchten Geschäftspartner abgespeichert sind und in der App einfach übernommen werden können, um die Strecken zu ermitteln.

Felix1.de kürt Driverslog Pro zum Testsieger für iPhone-Nutzer: Mittlerweile gibt es die Nachfolgeversion Driverslog Pro 2 – auch für Android. Die private und ehrenamtliche Nutzung ist kostenlos, für den geschäftlichen Gebrauch ist eine Business-Lizenz erforderlich. Die Preise kannst Du der Anbieterhomepage entnehmen. Wer sich für eine App-Lösung erwärmen kann, dem können wir Driverslog Pro 2 empfehlen.

Eine Alternative ist die App Kfz-Fahrtenbuch, die es sowohl für das iPhone als auch für Smartphones mit Android gibt sowie für alle Internet-Browser. Die Daten in der App werden über die Cloud bei Kfz Fahrten­buch im Browser synchronisiert. Die Steuerberatergenossenschaft Datev empfiehlt die App; sie war außerdem beim Test von vergleich.org die App mit der besten Bewertung.

In einer Basisversion ist sie kostenlos, in der Pro-Version kostet sie knapp 60 Euro im Jahr und in der Pro-Plus-Variante (inklusive eines GPS-Steckers) sind es rund 228 Euro jährlich. Mit den Kauf-Varianten ist es einerseits möglich, automatisch die Distanz zu ermitteln und die Daten in der Cloud zu synchronisieren, andererseits die Daten in das weiterverarbeitbare Format CSV zu exportieren.

Damit Du das Fahrten­buch an das Finanzamt übergeben kannst, musst Du die Daten in CSV oder als PDF exportieren können. Programme wie Wiso Fahrten­buch haben eine Datev-Schnittstelle, sodass sich die Daten darüber ans Finanzamt übermitteln lassen.

Falls Du mal nicht daran denkst, die notwendigen Daten zu einer Fahrt einzutragen, sollte ein guter Fahrten­buchassistent Dich daran erinnern. Als Absicherung tragen einige Modelle (beispielsweise Vimcar) die Fahrt nach sieben Tagen automatisch als Privatfahrt ein. Das wirkt sich zwar ungünstig auf Deine Steuer aus, doch weist das Fahrten­buch dann keine Lücken auf. Das kann sonst schnell dazu führen, dass das Finanzamt das gesamte Fahrten­buch verwirft.

Ist der Handyakku leer oder hast Du den Stecker zu Hause liegen gelassen, hilft aber der beste Fahrten­buchassistent nichts. Denn Du musst jede Fahrt erfassen. Bei Lösungen mit zusätzlicher, im Auto dauerhaft montierter Hardware ist dies unwahrscheinlicher, da Du das Aufzeichnungsgerät im Fahrzeug stecken lassen kannst.

Fahrtenbücher allein über eine App sind vor allem für unschlüssige Fahrer und Fahrerinnen praktisch, die sich noch nicht sicher sind, ob sie mit einem Fahrten­buch sparen können.

Weil aber eine App oft zeitintensive manuelle Zusatzangaben erfordert und die Streckenmessung per GPS zu ungenau ist, solltest Du als langfristig lieber in eine hardwarebasierte Lösung investieren. Hast Du hingegen vor, langfristig ein Fahrten­buch zu führen, lohnt es sich eher, die Daten per Stecker am OBD-Anschluss auszulesen, wie bei Vimcar. Gleiches gilt, falls Du bereits längere Zeit ein handschriftliches Fahrten­buch führen und auf ein elektronisches umsteigen willst.

In der Regel besitzt das Gerät einen eigenen GPS-Empfänger für die Satellitenortung und gleicht den Kilometerstand automatisch mit dem Auto ab. Dadurch sind die Systeme weniger fehleranfällig als reine Apps. Auch kannst Du den Stecker oder die Box dauerhaft im Fahrzeug lassen, was die Gefahr verringert, dass Du mal vergisst, eine Fahrt aufzuzeichnen.

Nur bei wenigen Anbietern musst Du die Box in einer Werkstatt fest in das Fahrzeug einbauen lassen. Bei zahlreichen Anbietern reicht es aus, das Gerät selbst an den Bordcomputer zu stecken. Ebenso leicht kannst Du es dann auch wieder entfernen.

Das Finanzamt besteht auf Manipulationssicherheit. Kannst Du im Fahrtenprotokoll nachträglich etwas eintragen, muss die Korrektur nachvollziehbar sein. Bei elektronischen Fahrtenbüchern betrifft das vor allem den Datei-Typ, in dem es abgespeichert wird. Excel-Tabellen lehnt das Finanzamt grundsätzlich ab. Ein Dokument im CSV- oder PDF-Dateiformat sollte das Fahrten­buch schon erstellen können, damit Du auf der sicheren Seite bist.

Elektronische Daten müssen für die Betriebsprüfung digital auswertbar sein. Die Steuerbehörde darf noch zehn Jahre später Deine Auswertungen für Prüfungszwecke anfordern. Wo genau die Dateien gespeichert sind und ob Dein Anbieter eine Sicherheitskopie aufbewahrt, kann daher auf lange Sicht wichtig werden. Du selbst solltest daher immer eine PDF-Datei zehn Jahre lang archivieren.

Ob händisch oder elektronisch geführt: Am wichtigsten ist, dass das Fahrten­buch die Voraussetzungen für das Finanzamt erfüllt. Die Fahrten müssen vollständig und zeitnah erfasst, nachträgliche Änderungen sauber nachvollziehbar und Manipulationen an den Aufzeichnungen ausgeschlossen sein. Ist dies nicht der Fall, verwirft das Finanzamt das Fahrten­buch. Dann wird in aller Regel der geldwerte Vorteil aus dem Dienstwagen nach der 1-Prozent-Regelung berechnet.

Die Gefahr, dass die Behörde das Fahrten­buch ablehnt, ist vor allem groß, wenn sie zur Betriebsprüfung kommt. Schließlich kann ein Prüfer oder eine Prüferin die Einträge mit Tankbelegen, Parkquittungen und anderen Belegen aus der Buchhaltung abgleichen. Stellt er oder sie beispielsweise fest, dass die Kilometerstände in Werkstattrechnungen abweichen, sind dies für ihn Anzeichen für ein manipuliertes Fahrten­buch. Auch Umwege wecken bei einem Prüfer Misstrauen. War beispielsweise eine Baustelle oder ein Stau Grund für einen Umweg, sollte das dementsprechend im Fahrten­buch begründet werden – auch bei einem elektronischen Fahrten­buch. Bei einem handschriftlich geführten Fahrten­buch wird häufig das Schriftbild kritisch kontrolliert.

Zahlreiche Anbieter werben damit, dass sie finanzamtskonform sind. Eine Garantie, dass die Behörde das Fahrten­buch akzeptiert, gibt es jedoch nicht, da das Finanzamt selbst keine Anbieter überprüft. Daher greifen die Anbieter häufig auf externe Zertifikate zurück. Die Bandbreite reicht dabei vom Tüv-Siegel über Wirtschaftsprüfer und Steuerkanzleien, die prüfen, ob das System die steuerlichen Voraussetzungen einhält. Strategische Vertriebspartnerschaften mit dem Deutschen Steuerberaterverband, der Steuerberatergenossenschaft Datev sowie mit Haufe-Lexware werten wir vor diesem Hintergrund als Vorteil für Vimcar.

Für die Akzeptanz beim Finanzamt hängt es aber vor allem davon ab, dass Du das Fahrten­buch ordnungsgemäß führst. Dabei musst Du die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten. Demnach muss eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Daten ausgeschlossen sein oder zumindest für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar sein.

Unzureichend sind Telematiklösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten dokumentiert. In einem solchen Fall muss der Nutzer oder die Nutzerin zusätzlich die Fahrtanlässe immer zeitnah per Hand ins Fahrten­buch eintragen. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrten­buch anerkannt werden. (Niedersächsisches Finanzgericht, Urteil vom 23. Januar 2019, Az. 3 K 107/18).   

Wenn Du die Fahrprotokolle auch noch ein Jahrzehnt später bei Deinem Anbieter anfordern kannst, erhöht das Deine Sicherheit bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Allerdings sind Deine Daten dann auch über den gesamten Zeitraum bei Deinem Anbieter gespeichert. Ein hoher Standard für Datenschutz ist daher unerlässlich.

Fühlst Du Dich nicht wohl dabei, die Kontrolle über Deine Fahrdaten abzugeben, solltest Du lieber auf eine solche Zusatzleistung verzichten. Umso sorgfältiger musst Du die Fahrtenbücher dann jedoch in den eigenen vier Wänden aufbewahren, egal ob handschriftlich oder elektronisch.

Viele Fahrten­buchassistenten greifen darüber hinaus auf GPS für die Ortsbestimmung zurück und gleichen die erfassten Daten mit Deinem Adressbuch ab. Das erhöht den Komfort des elektronischen Fahrten­buchs. Allerdings lässt sich daraus ein weitreichendes Bewegungsprofil ableiten. Willst Du diese Datensammlung vermeiden, musst Du auf eine Hardware-Lösung zurückgreifen, bei der Du das GPS ausschalten kannst. Allerdings bleibt es Dir dann nicht erspart, die Adressen von Hand einzutragen.

Finanztip hat die unterschiedlichen technischen Fahrten­buch-Lösungen nicht selbst getestet. Unsere Emp­feh­lungen basieren auf einem Test von verschiedenen Lösungen auf dem Portal vergleich.org im September 2017 sowie einem Test von zehn Apps durch die Steuerberatungsgesellschaft felix1.de im Mai 2016.

Wir haben die beiden Tests ausgewertet, die bestplatzierten Lösungen detaillierter analysiert und mit weiteren Marktübersichten und Veröffentlichungen abgeglichen. Felix1.de empfiehlt für das Betriebssystem Android das Fahrten­buch Pro. 

Weil das Thema Finanzamtskonformität ein wesentliches ist, spielen die Emp­feh­lungen des auf Steuerberater spezialisierten IT-Dienstleisters Datev sowie des Deutschen Steuerberaterverbands eine größere Rolle für unsere Emp­feh­lungen. Datev empfiehlt neben Vimcar und Kfz-Fahrtenbuch noch das „Fahrtenbuch“ von Meyer-Solutions als eine App-Lösung für das iPhone und iPad. Auch beim Test von vergleich.org hat es ordentlich abgeschnitten.