Kundengeschenke Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner versteuern

Ein Fläschchen Wein zu Weihnachten, ein Kalender fürs neue Jahr oder eine schöne Schachtel Pralinen – kleine Geschenke erhalten nicht nur die Freundschaft. Auch im beruflichen Bereich zeigen Firmen und Kunden sich gerne mit einem kleinen Präsent die gegenseitige Wertschätzung.

Häufig lassen sich diese Ausgaben für Kundengeschenke oder Mitarbeitergeschenke steuerlich geltend machen. Der Fiskus unterscheidet jedoch, wem Du als Unternehmen etwas schenkst: einem Geschäftspartner oder einer Geschäftspartnerin beziehungsweise einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter.

Wenn Du als Inhaber oder Inhaberin einer Firma Deinem Geschäftspartner etwas schenkst, dann kannst Du die Kosten dafür als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wichtig ist jedoch, dass Du solche Kundengeschenke aus betrieblichen Gründen machst und keine Gegenleistung damit verbunden ist.

Absetzen kannst Du den Kaufpreis aber nur, solange er bei maximal 50 Euro pro beschenkter Person und Jahr liegt. Das gilt laut Wachstumchancengesetz seit 1. Januar 2024. Bis Ende 2023 lag die Grenze noch bei 35 Euro. Sobald der Preis dieses Limit übersteigt, kannst Du den Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe verbuchen, nicht einmal den Anteil bis 50 Euro. Dann handelt es sich einfach um eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Du musst diese wie eine private Ausgabe behandeln, als sogenannte Entnahme aus dem Betriebsvermögen. Das bedeutet: Die Ausgaben für das Geschenk musst Du als Gewinn versteuern (Paragraf 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG).

In der Buchhaltung muss das Unternehmen zu jedem Kundengeschenk mit einem Wert ab 10 Euro die Ausgaben, die begünstigte Person und den Anlass festhalten, um sie als Betriebsausgaben zu verrechnen. Der Beleg für das Geschenk muss den Beschenkten eindeutig zuordenbar sein.

Tipp: Wenn Du im Namen Deiner Firma einer Geschäftspartner oder einem Geschäftspartner etwas schenkst, das sie oder er nur im Betrieb nutzen kann, entfällt die 50-Euro-Freigrenze. Kundengeschenke wie ein teures Computerprogramm oder ein teures Werkzeug dürfen auch mehr als 50 Euro kosten, wenn es die beschenkte Person nur für ihre berufliche Tätigkeit nutzen kann.

Ob für die 50-Euro-Freigrenze für Kundengeschenke die Umsatzsteuer eingerechnet werden muss, hängt davon ab, ob das schenkende Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Falls ja, dann zählt der Nettowarenwert, andernfalls muss die Umsatzsteuer draufgeschlagen werden.

Die beschenkte Person muss das Geschenk wie eine Einnahme behandeln: Sie muss den Wert verbuchen und versteuern. Wer seine Geschäftspartnerin oder seinen Geschäftspartner nicht durch diese erzwungene Ausgabe verärgern will, kann das Präsent vorab pauschal mit 30 Prozent des Kaufpreises versteuern – gegebenenfalls kommt noch Kirchensteuer dazu. 

Achtung: Diese übernommenen Steuern zählen als weiteres Geschenk. Sie werden steuerlich so behandelt wie das Kundengeschenk selbst. Bleibt der Gesamtbetrag – also inklusive des „Steuergeschenks“ – innerhalb der 50-Euro-Freigrenze, ist der Betrag als Betriebsausgabe abzugsfähig; andernfalls zählen die gesamten Kosten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Dies hat der Bundesfinanzhof entschieden (Urteil vom 30. März 2017, Az. IV R 13/14).

Damit könnte der Schenker das Kundengeschenk nicht von der Steuer absetzen, wenn die Wertgrenze erst aufgrund der übernommenen Steuern überschritten wird. Liegt der Wert des Geschenks knapp darunter, könnte es passieren, dass die übernommene Steuer dazu führt, dass die Gesamtsumme aus Geschenk und „Steuergeschenk“ nicht abzugsfähig ist. Soweit die steuerliche Theorie. Doch erfreulicherweise zeigt sich die Finanzverwaltung pragmatisch und großzügiger: Erst wenn das Kundengeschenk selbst mehr als 50 Euro wert ist, entfällt der Abzug als Betriebsausgabe. Allein durch die übernommene Pauschalsteuer wird die Wertgrenze nicht überschritten. Bei Kundengeschenken bis 50 Euro ist die übernommene Steuer ebenfalls als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Dennoch sollten Unternehmer und Unternehmerinnen sehr genau rechnen, sonst kostet ihnen das Geschenk sehr viel mehr als der Wert, der beim Geschäftspartner tatsächlich ankommt. Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer sind die Bruttoaufwendungen, also inklusive Mehrwertsteuer.

Die beschenkte Person muss für das Präsent bei vorab gezahlter Steuer der schenkenden Person dann natürlich keine Steuern mehr zahlen. Am besten weist Du Deinen Geschäftsfreund oder Deine Kundin darauf hin, dass Du das Geschenk bereits versteuert hast, damit diese die Steuer nicht auch noch zahlen. Laut Einkommensteuergesetz bist Du sogar verpflichtet, ihm oder ihr das mitzuteilen (§ 37b EStG).

Achtung: Wer ein Geschenk pauschal versteuert, muss das für alle Kundengeschenke machen – ohne Ausnahme. Die pauschale Besteuerung ist an eine Höchstgrenze gebunden, die allerdings sehr großzügig bemessen ist: Pro Person und Jahr darfst Du maximal Geschenke mit einem Wert bis 10.000 Euro pauschal versteuern, dieser Höchstbetrag gilt auch für einzelne Geschenke.

Steuerfreie Streuartikel - Für kleinere Präsente wie Kugelschreiber oder USB-Sticks mit einem Wert von weniger als 10 Euro wird keine Steuer fällig, weder vom Schenkenden noch vom Beschenkten. Diese sogenannten Streuartikel gelten nicht als geldwerter Vorteil.

Wenn Du einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zur Geburt eines Kindes, zu einem Jubiläum oder zur Hochzeit eine Flasche Wein, Blumen oder einen Präsentkorb schenkst, dann kannst Du diese Aufmerksamkeit immer als Betriebsausgaben abziehen. Der Wert ist egal. Es muss sich aber um eine reine Sachleistung handeln.

Für die beschenkte Person ist das Geschenk allerdings nur steuerfrei, solange der Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer maximal 60 Euro beträgt. Wenn der Chef oder die Chefin ein Präsent mit einem Wert von mehr als 60 Euro überreicht, muss es die beschenkte Person komplett als Arbeitslohn versteuern, inklusive der So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge. Geldgeschenke sind unabhängig vom Betrag immer steuerpflichtig.

Zu versteuernde Sachbezüge sind im Bruttoarbeitslohn in Zeile 3 der Lohnsteuerbescheinigung enthalten, dieser Wert kommt in Zeile 6 der Anlage N der Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung. Natürlich kann ein Unternehmen auch hier die Steuer pauschal übernehmen, dann müssen die Beschenkten nichts versteuern.

Tipp für Angestellte: Steuerfreier Sachbezug bis 50 Euro monatlich

Mitarbeiterinnen dürfen jeden Monat von ihrem Chef eine steuer- und so­zial­ver­si­che­rungs­freie Sachzuwendung im Wert von 50 Euro (bis 2021: 44 Euro) annehmen. Das kann auch ein Gutschein sein. Es kann sich also lohnen, eine besondere Gehaltserhöhung herauszuhandeln und sich zum Beispiel die Fahrt zur Arbeit monatlich über einen Tankgutschein sponsern zu lassen oder monatlich eine Gutscheinkarte im Wert von 50 Euro zum Einkaufen bei einem bestimmten Anbieter zu erhalten (Kleine Sachbezugsfreigrenze, § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Wichtig: Es darf kein Bargeld sein, nur Sachzuwendungen fördert der Fiskus.