Geschäftskonto Das Konto für Selbstständige und Unternehmen

Das Café um die Ecke, die selbstständige Grafikerin und das Unternehmen, für das die halbe Stadt arbeitet, haben nichts gemeinsam? Doch. Sie alle brauchen ein Konto, über das ihre Buchungen und Rechnungen laufen und Mitarbeiter bezahlt werden. Welches Geschäftskonto das passende ist, hängt stark von den individuellen Bedürfnissen der jeweiligen Unternehmen ab. Wir erklären, worauf Du achten solltest.

Wenn Du als Selbstständiger arbeitest oder ein Unternehmen gründest, brauchst Du ein Geschäftskonto – auch wenn es nicht immer rechtlich vorgeschrieben ist.

Kapitalgesellschaften wie GmbHs, Unternehmensgesellschaften oder eingetragene Vereine gelten als juristische Personen; sie dürfen ihre geschäftlichen Zahlungen nicht über ein Privatkonto erledigen. Zudem werden Gewinne über die Kapitalgesellschaft selbst versteuert – ein weiterer Grund, wieso ein getrenntes Konto nötig ist.

Anders sieht es bei Selbstständigen aus: Die dürfen rechtlich zwar ein privates Girokonto nutzen, kommen aber in vielen Fällen trotzdem nicht um ein Geschäftskonto herum. Denn viele Banken verbieten in ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen, dass Du das private Girokonto für geschäftliche Zwecke nutzt. Tust Du das doch, kann es passieren, dass die Bank Dein Konto kündigt.

Aber auch wenn Du eine Bank findest, bei der Du Geschäftliches über ein Privatgirokonto abwickeln kannst: Mit einem Geschäftskonto bist Du in vielen Fällen besser dran. Das hat mehrere Gründe.

Buchführungspflicht - Du musst die Belege der letzten zehn Jahre aufbewahren. Das gelingt besser, wenn Du ein Konto für die geschäftlichen Ausgaben hast und diese getrennt von den privaten Ausgaben hältst.

Überblick - Du kannst die Geschäftsausgaben besser im Blick behalten und dokumentieren, zum Beispiel für die Betriebsprüfung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Finanzamt - Falls sich das Finanzamt Dein Konto anschaut, sieht es nur Deine geschäftlichen Ausgaben.

Diese Unterlagen brauchst Du zur Kontoeröffnung

Bei einem Geschäftskonto läuft die Kontoeröffnung etwas anders ab als beim Privatkonto – zumindest was die benötigten Unterlagen angeht. So musst Du nicht nur Deine eigene Identität über den Ausweis nachweisen, sondern auch die „Identität“ des Unternehmens.

Das machen Du als Selbstständiger zum Beispiel über Unterlagen vom Gewerbe- oder Finanzamt, auch Bestätigungen vom Steuerberater werden akzeptiert. Bei Einzelunternehmern verlangen die Banken die Gewerbeanmeldung, bei anderen Unternehmensformen den Handelsregisterauszug. Zudem musst Du die Wirtschaftsidentifikationsnummer angeben.

Welches Konto das richtige ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Einer davon ist natürlich der Preis, doch es spielen auch zahlreiche Dienstleistungen eine wichtige Rolle. Abhängig vom Geschäftsmodell Deines Unternehmens sind diese womöglich wichtiger als die Gebühren. Folgende Punkte solltest Du bei der Auswahl des Kontos bedenken:

Welche Rechtsform hat Dein Unternehmen?

Ein Unternehmen kann unterschiedliche Rechtsformen haben. Das hat Einfluss darauf, bei welcher Bank Du überhaupt ein Konto eröffnen kannst. Manche Geldinstitute bieten nur Selbstständigen Geschäftskonten an, andere nur Kapitalgesellschaften. Oder die Bank hat unterschiedliche Angebote für kleinere und größere Unternehmen. Falls es für Dich wichtig ist, dass Du das Konto auch bei einem Wechsel der Rechtsform behalten kannst, solltest Du vorher die Informationen bei der Bank einholen.

Hast Du viel mit Bargeld zu tun?

Viele Selbstständige haben kaum etwas mit Bargeld zu tun, zum Beispiel weil sie keinen direkten Kontakt mit ihren Kunden haben. Solltest Du aber Bargeld einnehmen, dann brauchst Du eine Bank, bei der Du das Geld einzahlen kannst – eine Bank mit Filialen also oder zumindest eine, die mit einer Filialbank zusammenarbeitet.

Doch das reicht noch nicht aus: Die Filialen sollten auch an für Dich passenden Orten sein. Schau Dich also in Deiner Wohngegend um oder in der Nähe Deines Geschäftes. Schließlich willst Du die Einnahmen nicht quer durch die Stadt tragen.

Mit welcher Software lässt sich das Konto verknüpfen?

Es macht Dein Leben als Unternehmer um einiges leichter, wenn das Konto an Software für die Buchhaltung und Steu­er­er­klä­rung angebunden ist. Bei vielen Kontomodellen ist dies kostenlos mit dabei, bei anderen musst Du die passende Software selbst kaufen und sie dann mit dem Konto verknüpfen. Dann kannst Du zum Beispiel Rechnungen erstellen und sehen, welche davon noch offen sind. Auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Gewinn-und-Verlust-Rechnung lässt sich mit einer solchen Software schnell erledigen. Welche Funktionen enthalten sind, hängt von der jeweiligen Software ab. 

Nicht nur Buchhaltungssoftware lässt sich mit Geschäftskonten verknüpfen. Einige Konten ermöglichen auch eine Datenübertragung an die Software von Datev oder Deinem Steuerberater. Betreibst Du einen Onlineshop, so ist es hilfreich, wenn sich der Shop direkt an Dein Konto anbinden und mit der Buchhaltung verknüpfen lässt.

Nicht jedes Konto bietet die Funktionen, die Du brauchst, bei manchen kosten sie extra. Frag also vor der Kontoeröffnung bei der Bank nach, welche Software es zum Konto gibt.

Sind Deine Einnahmen unregelmäßig?

Wenn es auf Deinen Konto auf und ab geht, brauchst Du in Monaten mit geringen Einnahmen vielleicht eine zusätzliche Möglichkeit, an Geld zu kommen. Das geht zum Beispiel mit einem Kontokorrentkredit – dem Dispo für das Geschäftskonto. Nicht alle Banken bieten einen solchen Kredit an, vor allem bei jungen Anbietern fehlt dieser Service noch.

Neben dem Kontokorrentkredit können auch größere Kredite wichtig werden, etwa um Geräte oder Material zu kaufen. Dafür ist es wichtig, dass Deine Bank eine Kreditprüfung durchführen kann und Kredite vergibt. Auch Beratungsmöglichkeiten zu Fördermitteln und Fördermittelchecks sind für einige Unternehmen hilfreich.

Welche Kredit­karten gehören zum Konto?

Zum Geschäftskonto gibt es häufig auch Kredit­karten dazu. Die laufen jeweils auf den Namen der einzelnen Mitarbeiter, als Referenzkonto lässt sich das Firmenkonto oder das Konto des Mitarbeiters angeben. Durch Firmenkreditkarten kannst Du geschäftliche Ausgaben besser dokumentieren.

Achte darauf, um was für einen Kartentyp es sich handelt. Bei Debit- oder Prepaid-Kreditkarten wird das Geld zeitnah abgebucht. Das hilft zwar bei der Kostenkontrolle, kann aber auch zum Problem werden. Zum einen kriegst Du bei anderen echten Kredit­karten einen kostenlosen Kredit für meist einen Monat – mehr Liquidität für Dich. Zum anderen werden Debitkarten in Hotels und bei Mietwagenunternehmen oft nicht akzeptiert – ein Problem bei Geschäftsreisen.

Welche Punkte sind noch wichtig?

Lastschriftverfahren - Wenn Du viele regelmäßige Zahlungen von Deinen Geschäftspartnern erhältst oder selbst viele regelmäßige Zahlungen leistest, dann kann das Lastschriftverfahren für Firmen eine gute Lösung sein. So wissen sie, dass Dein Geld immer pünktlich auf dem Konto landet und Du musst Dich nicht selbst um regelmäßige Überweisungen kümmern.

Ein Vorteil bei der Firmenlastschrift: Im Gegensatz zu Lastschriften, die Privatmenschen nutzen, können sie nicht widerrufen werden. Solange Du das Geld also berechtigt abbuchst, ist es sicher auf Deinem Konto. Nicht alle Banken bieten dieses spezielle Lastschriftverfahren an.

Neben der Firmenlastschrift gibt es bei vielen Geschäftskonten auch das normale Lastschriftverfahren. Achte darauf, ob die Bank das Verfahren sowohl für eingehende als auch für ausgehende Zahlungen anbietet, insbesondere junge Anbieter von Geschäftskonten tun das nicht immer.

Zugang zum Konto - Viele Banken setzen auf das mobile Banking per Smartphone. Doch wenn Du nur mit dem Smartphone Zugang zum Girokonto hast, wird es schwierig, wenn dieses einmal kaputt geht. Zudem kann es passieren, dass die Apps nicht auf allen Handys funktionieren, zum Beispiel weil das Betriebssystem in den Augen des Anbieters zu alt ist oder weil das Handy gerootet ist.

Neben dem technischen Zugang ist auch wichtig, wer neben Dir noch auf das Konto zugreifen und Zahlungen auslösen kann: ein zweiter Gründer zum Beispiel oder Prokuristen und andere Verfügungsberechtigte. Die Bank legt fest, welche Kontobefugnisse Mitarbeiter in bestimmten Positionen bekommen. So kann etwa die Geldsumme begrenzt sein, die ein Verfügungsberechtigter eigenmächtig überweisen darf. 

Sofortüberweisungen - Normale Sepa-Überweisungen müssen innerhalb eines Bankarbeitstages das andere Konto erreichen. Schneller geht das mit der Echtzeitüberweisung. Falls die Banken von Sender und Empfänger das Verfahren anbieten, landet das Geld innerhalb von wenigen Sekunden auf dem Konto. So weiß die eine Seite schneller, dass das Geld angekommen ist und die andere erhält schneller die Ware. 

Unterkonten - Über Unterkonten kannst Du die Einnahmen besser organisieren. Vielleicht willst Du zum Beispiel Rücklagen für die Umsatzsteuer von den Einnahmen und Ausgaben trennen.

Bezahlterminal - Falls Du ein Geschäft oder ein Restaurant führst, wollen Deine Kunden vielleicht mit Karte zahlen. Ein Bezahlterminal mit Kartenleser bekommst Du bei einigen Banken zum Konto dazu.

Ansprechpartner - Bei Deinem privaten Girokonto brauchst Du oft keinen Ansprechpartner, der telefonische Support der Banken reicht aus. Abhängig vom Geschäftsmodell sieht das beim Geschäftskonto womöglich anders aus und Du brauchst oder möchtest einen persönlichen Ansprechpartner, mit dem Du über einen Kredit oder andere Themen reden kannst.

Einlagensicherung - Auch das Geld auf Geschäftskonten ist über die europäische Einlagensicherung geschützt. Das gilt jedoch nur, wenn es sich beim Anbieter des Kontos um eine Bank handelt. Ist es nur ein Zahlungsdienstleister, wie einige der jungen Anbieter für Geschäftskonten, wird das Geld zumindest getrennt bei einer anderen Bank aufbewahrt. Wie die Einlagen gesichert sind, liest Du in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters.

Rechtsraum - Dass Dir eine Bank oder ein Zahlungsdienstleister in Deutschland ein Konto anbietet, heißt nicht automatisch, dass deutsches Recht gilt. Welcher Rechtsrahmen gilt und von wem der Anbieter beaufsichtigt wird, steht in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die liegen bei ausländischen Anbietern nicht immer auf Deutsch vor. Das macht es unter Umständen schwerer, den rechtlichen Rahmen zu verstehen. Zumindest das Impressum auf der Website des Anbieters sollte auf Deutsch die Aufsichtsbehörde nennen.

Iban - Gehört zum Konto eine deutsche Iban? Start-ups aus anderen Ländern bieten das für Geschäftskonten in Deutschland nicht immer an. Das kann zu Problemen führen, denn noch immer weigern sich einige Unternehmen, Geld auf Konten mit ausländischen Iban einzuzahlen oder Lastschriften von solchen Konten zu akzeptieren. 

Prestige - Auch wenn viele Start-ups versuchen, einfache und komfortable Konten anzubieten: In manch einer Branche reagiert der Geschäftspartner vielleicht verwundert auf die unbekannte Bank auf der Rechnung. Ob das für Dich problematisch sein könnte, musst Du selbst entscheiden. Achte vielleicht einmal darauf, welche Banken andere Anbieter aus Deiner Branche besonders oft nutzen.

Branche - Einige Banken bieten Konten an, die speziell auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen oder Berufsgruppen abgestimmt sind, Medizinberufe zum Beispiel. Es kann auch passieren, dass eine Bank Geschäftskonten nur an bestimmte Berufsgruppen vergibt, zum Beispiel an Notare und Rechtsanwälte. Teilweise sind diese Branchen dann aber sehr weit gefasst, sodass viele Freiberufler und Unternehmensarten einbezogen sind.

Um das passende Konto zu finden, musst Du überlegen, was Dein Konto können muss. Geh Deinen beruflichen Alltag durch und mach Dir am besten eine Liste, welche Aspekte Dir wichtig sind, bevor Du auf die Suche gehst. Dabei kannst Du Dich an den oben genannten Punkten orientieren. Um Dir die Suche nach dem passenden Konto zu erleichtern, stellen wir eine Checkliste zum Download bereit. Sie hilft zu ordnen, welche Kontofunktionen für Dich persönlich wichtig sind.

Hier ein paar Beispiele, wie wichtig Deine eigene Situation bei der Suche nach einem Konto ist:

Wenn Du in einer kleineren Stadt ein Café eröffnen willst, hantierst Du viel mit Bargeld – das Konto sollte also bei einer Filialbank sein, damit Du Geld einzahlen kannst. In kleineren Städten ist die Auswahl an Filialen verschiedener Banken meist nicht so groß. Regionale Anbieter wie Sparkassen und Volksbanken sind dann womöglich eine bessere Option als überregionale Filialbanken.

Willst Du eine gemeinnützige Organisation gründen oder vielleicht einen Onlineshop, über den Du nachhaltige Kleidung verkaufst, passt eine Bank, die ähnliche Werte vertritt, womöglich besser zu Dir als eine große Geschäftsbank – nicht nur aus persönlichen Gründen, sondern auch, weil Dein Unternehmen auf diese Weise seine Werte auch nach außen vertritt. Beispiele für solche Banken wären die GLS Bank, die Ethikbank und die Umweltbank.

Als Arzt oder Apotheker landest Du schnell bei der Apobank. Sie hat sich genau auf diese Branche spezialisiert und bietet passende Produkte für ihre Klientel an. 

Hast Du einen Onlineshop, über den Du viel verkaufst und das auch noch international, wird es schwieriger. Du brauchst keine Möglichkeit, Bargeld einzuzahlen. Stattdessen ist es wichtig, dass Dein Onlineshop richtig an Dein Geschäftskonto angebunden ist und Du den Kunden unterschiedliche Zahlweisen anbieten kannst. Achte also beim Vergleichen unterschiedlicher Kontomodelle darauf, welche Funktionen die jeweilige Bank für Onlineshops bietet.

Arbeitest Du lediglich nebenher freiberuflich, wird Deine Bank zwar wollen, dass Du den geschäftlichen Zahlungsverkehr von dem privaten trennst. Viele besondere Funktionen braucht das Geschäftskonto aber nicht. Vielleicht reicht Dir deshalb ein preiswertes Kontomodell bei einem Start-up wie Penta oder Holvi. Diese setzen vor allem auf das Banking per Smartphone, teilweise bieten sie keinen Kredit an oder nur eingeschränkte Lastschriftverfahren. Zudem kommt es bei diesen jungen Anbieter auch noch zu Übernahmen und Zusammenschlüssen. So hat Qonto Mitte 2022 Penta übernommen und die Ageras Group hat Kontist gekauft.

Was Dein Konto kostet, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Grundgebühr, Buchungsposten, Rechnungen, Software sowie ob und wie viel Kredit­karten Du brauchst.

Die meisten Banken bieten unterschiedliche Kontomodelle an. Grob lassen die sich aufteilen in:

1. Konten mit keiner oder einer niedrigen Grundgebühr, aber hohen Kosten bei den Buchungen und 
2. Konten mit hoher Kontogebühr und niedrigen Kosten bei den Buchungen.

Falls Du also nur wenige Buchungen im Monat hast, zahlst Du vermutlich bei einem Konto mit niedriger Grundgebühr weniger. Sind es viele Buchungen, ist das Modell mit höherer Kon­to­füh­rungs­ge­bühr die günstigere Variante für Dich. Aber Achtung: Der Übergang ist in vielen Fällen fließend. Ein genauer Vergleich lohnt sich.

Um Dir das zu zeigen, haben wir beispielhaft ein paar Kostenpunkte bei unterschiedlichen Banken aufgelistet. 

Gebühren bei Geschäftskonten im Vergleich

¹ Kaum Automaten vorhanden
² Niedriger bei jährlicher Zahlung
Quelle: Websites der Anbieter (Stand: 12. April 2024)

Bei den teureren Konten bekommst Du meist Software für Buchhaltung und Steuern kostenlos dazu. Bei den preiswerteren Modellen fehlt die Software oder sie kostet extra.

Einige Banken bieten einzelne Kontomodelle nur für Unternehmen ab einer bestimmten Größe oder für spezifische Berufsgruppen an. Andere vereinbaren bei komplizierten Fällen mit dem Unternehmen ganz individuell die Kosten für das Geschäftskonto.

Die Kosten sollten bei der Suche nach dem richtigen Geschäftskonto eine Rolle spielen, allerdings ist die Kostenfrage oft weniger zentral als bei einem privaten Konto. Schließlich gibt es zahlreiche weitere Faktoren, die dafür sorgen, dass ein Konto zu Deinem Geschäft passt oder nicht.