Arbeitsmittel absetzen Computer, Blaumann und mehr von der Steuer absetzen

Für viele Angestellte gilt das „Werkstor-Prinzip“ nicht mehr: Sie beantworten abends mit dem eigenen Smartphone noch schnell eine E-Mail der Chefin oder eines Kunden, bereiten am heimischen Rechner den Unterricht für den nächsten Tag vor oder bezahlen den Blaumann aus eigener Tasche. Alles, was Du für Deine berufliche Tätigkeit einsetzt, gilt grundsätzlich als Arbeitsmittel. Das Geld, das Du für Arbeitsmittel ausgibst, kannst Du als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Zu den Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Werkzeuge, typische Berufsbekleidung und Fachzeitschriften. Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Du brauchst, um Deine beruflichen Aufgaben zu erledigen. Das müssen nicht unbedingt nur körperliche Gegenstände wie der Computer sein. Auch ein privater Telefonanschluss oder Software, die zu den sogenannten immateriellen Wirtschaftsgütern zählt, können Arbeitsmittel sein.

Wichtig ist nur, dass Du das Arbeitsmittel tatsächlich beruflich nutzt. Wenn Du es zu mehr als 90 Prozent beruflich verwendest, dann darfst Du die kompletten Kosten ansetzen. Nutzt Du es mindestens zu zehn Prozent privat, dann musst Du Deine Aufwendungen aufteilen. Für den beruflichen Anteil darfst Du Werbungskosten ansetzen, wenn Du die berufliche Nutzung schätzen kannst.

Geregelt sind die Werbungskosten in Paragraf 9 Einkommensteuergesetz (EStG). Du kannst die Gegenstände und die Kosten dafür in der Anlage N Deiner Steu­er­er­klä­rung eintragen.

Beispiele für Arbeitsmittel sind:

• Aktentasche/-koffer,
• typische Berufskleidung (wie Arztkittel oder Blaumann) inklusive Reinigung,
• Computer, Notebook und ähnliches,
• Anwender-Software,
• Smartphone,
• Diktiergerät,
• Büromöbel,
• Fachliteratur und
• Werkzeug.

Das Finanzamt erkennt Deine Kosten an, wenn Du sie für Deinen Beruf brauchst. So wird ein Skilehrer keine Probleme haben, die Kosten seiner Skiausrüstung abzusetzen. Wenn dagegen eine Sportlehrerin privat gerne in den Wintersport fährt, dürften ihre Chancen für den Werbungskostenabzug schlecht stehen – es sei denn, sie nimmt an einem Lehrgang teil, um eine Schul-Skileiter-Lizenz zu erwerben.

Bei vielen Gegenständen ist aber unbestritten, dass sie Arbeitsmittel sind. Auch das Finanzamt geht nicht davon aus, dass Du in Deiner Freizeit mit einer Aktentasche oder einem Pilotenkoffer spazieren gehst.

Anders sieht es grundsätzlich bei Bekleidung aus: Nach einem beruflichen Aufstieg erwartet man von Dir vielleicht, dass Du einen bestimmten Dresscode einhältst. Der Fiskus wird Deine Kosten für den „Chefanzug“ trotzdem nicht anerkennen, weil eine private Nutzung möglich ist.

Wenn Du während der Corona-Pandemie am Arbeitsplatz beispielsweise selbst bezahlte FFP-Masken tragen musst, ist grundsätzlich denkbar, dass Du Deine Aufwendungen als Werbungskosten absetzen kannst. Im Normalfall wirst Du Deine Masken jedoch sowohl beruflich als auch privat nutzen, zum Beispiel für Einkäufe. Weil es hierfür aber keinen richtigen Aufteilungsmaßstab gibt, wird das Finanzamt möglicherweise den Abzug verwehren. Dennoch kannst Du es versuchen. 

Tipp 1: Werkzeuggeld - Falls Dein Arbeitgeber Dir eine Entschädigung dafür zahlt, dass Du Deine privaten Werkzeuge für die Arbeit nutzt, ist seine Zahlung steuerfrei. Im Gegenzug kannst Du dieses sogenannte Werkzeuggeld aber nicht als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Tipp 2: Fahrtkosten absetzen - Vergiss nicht, auch Deine Fahrtkosten zum Kauf von Arbeitsmitteln als Werbungskosten abzusetzen. Bist Du zum Möbelhaus gefahren, um einen neuen Schreibtisch zu kaufen, führt das zu einer Steuerersparnis.

Neben Deinen An­schaf­fungs­kos­ten kannst Du auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten steuermindernd ansetzen.

Wenn das einzelne Arbeitsmittel, zum Beispiel ein Schreibtisch, nicht mehr als 952 Euro brutto (800 Euro netto + 19 Prozent Mehrwertsteuer) gekostet hat, kannst Du den gesamten Anschaffungspreis sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist dann nicht notwendig. Solche sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) darfst Du auf einen Schlag abschreiben. Für Anschaffungen bis Ende 2017 lagen die Grenzwerte noch deutlich niedriger: 487,90 Euro brutto beziehungsweise 410 Euro netto.

Achtung: Die ursprünglich im Wachstumschancengesetz geplante Anhebung der GWG-Grenze ab 2024 auf 1.190 Euro brutto (1.000 Euro netto) wurde gestrichen. Es bleibt also auch im Jahr 2024 bei 952 Euro brutto und 800 Euro netto. 

Teure Arbeitsmittel musst Du abschreiben

Bei einem höheren Preis musst Du die Kosten auf die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilen. Bei einem Smartphone gelten beispielsweise fünf Jahre, bei Möbeln sogar 13 Jahre. Abschreibung heißt im Finanzamts-Deutsch „Absetzung für Abnutzung“ (AfA). Dabei legt das Bundesfinanzministerium in AfA-Tabellen die betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauern für die unterschiedlichsten Produkte fest.

Bei einem Schreibtisch oder Bürostuhl musst Du den Kaufpreis demnach auf 13 Jahre verteilen, oft sogar auf 14 Jahre. Denn im Jahr, in dem Du das Arbeitsmittel kaufst, musst Du monatsgenau abschreiben. Das heißt, wenn Du einen Gegenstand im Februar kaufst, dann darfst Du elf Zwölftel der Jahres-Afa absetzen; bei einem Kauf im Dezember nur ein Zwölftel. Nur bei einem Kauf im Januar steht Dir die ungekürzte Jahres-Afa zu.

Der Preis ist übrigens (fast) kein Kriterium: Auch wenn Du für Dein Arbeitsmittel ungewöhnlich viel ausgegeben hast, die Kosten aber bezogen auf Deine berufliche Stellung und die Höhe Deines Gehalts nicht unangemessen sind, ist ein Werbungskostenabzug möglich. Höchstrichterlich entschieden ist das zum Beispiel für den Flügel einer Musikpädagogin und einer Lehrerin, die am Gymnasium Musik unterrichtet.

Sofortabschreibung für Computer und Software ab 2021

Deine Ausgaben rund um den beruflich genutzten Computer darfst Du mittlerweile unbegrenzt auf einen Schlag steuerlich absetzen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte die Abschreibungsregeln für Computer rückwirkend zum 1. Januar 2021 geändert.

In einem Schreiben vom 26. Februar 2021 hat das BMF festgelegt (fortgeschrieben im Schreiben vom 22. Februar 2022), dass ab 2021 die Nutzungsdauer von Computern, Peripheriegeräten wie Drucker, Monitore, Kameras und dergleichen sowie Software einheitlich nur noch ein Jahr beträgt und die gesamten Ausgaben in unbegrenzter Höhe abschreibbar sind. Bislang mussten die Kosten für einen Computer auf drei Jahre und für spezielle Software sogar auf fünf Jahre verteilt werden. Für Anschaffungen rund um den Computer wirkt sich ab 2021 die GWG-Betragsgrenze nicht mehr begrenzend aus. 

Achtung: Smartphones gehören nicht in diese Aufzählung.

Ab der Steu­er­er­klä­rung 2021 kannst Du als Arbeitnehmer von der neuen Abschreibungsregel profitieren. Ein Beispiel: Du arbeitest im Homeoffice und kaufst im Laufe des Jahres 2021 einen Laptop für 1.200 Euro. Du kannst dann den gesamten Betrag als Werbungskosten in Deiner Steu­er­er­klä­rung 2021 ansetzen. Hättest Du diesen Laptop bereits im Juli 2020 gekauft, kannst Du in Deiner Steu­er­er­klä­rung 2020 nur 200 Euro (wegen der monatsgenauen Abschreibung 6/12 Monate * 1.200 Euro/3 Jahre) ansetzen, die verbliebenen 1.000 Euro aber in Deiner Steu­er­er­klä­rung 2021. Im nächsten Jahr kannst Du also den Restwert komplett absetzen, Du musst es aber nicht.

Hat der Computer beim Kauf im Jahr 2020 höchstens 952 Euro inklusive Mehrwertsteuer gekostet, dann darfst Du ihn als geringwertiges Wirtschaftsgut bereits in der Steu­er­er­klä­rung 2020 in voller Höhe absetzen. Falls Du ihn auch privat nutzt, dann darfst Du aber nur die Hälfte als Werbungskosten absetzen. Wenn Du einen höheren beruflichen Anteil deklarierst, könnte das Finanzamt einen Nachweis verlangen.

Diese neue Digital-Afa sorgt dafür, dass Du mit Ausgaben rund um Deinen Computer recht leicht den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro (Steuerjahr 2022: 1.200 Euro, davor: 1.000 Euro) überschreitest. Jeder Euro darüber senkt Dein zu versteuerndes Einkommen und damit Deine Steuerlast. Außerdem kannst Du einfacher zusätzlich angeschaffte Geräte absetzen. Das BMF-Schreiben listet unter anderem auf: Computer-Kamera, Beamer, Headset, Lautsprecher, externe Festplatte, Tastatur und Maus. Smartphones fallen, wie bereits oben erwähnt, nicht darunter. Ein 1.200 Euro teures iPhone musst Du also weiterhin über drei Jahre abschreiben.

Ein privater Gegenstand wird später beruflich genutzt

Werbungskosten kannst Du auch für Wirtschaftsgüter abziehen, die Du zunächst privat genutzt oder geschenkt bekommen hast. Solche Wirtschaftsgüter kannst Du nämlich zu einem Arbeitsmittel „umwidmen“ und so dem steuerrelevanten Bereich zuordnen.

Beispiel: Du hast im Januar 2018 für 1.300 Euro ein Regal für Dein Wohnzimmer gekauft, in dem Du ab 2020 Deine berufliche Fachliteratur aufbewahrst. Für das Regal kannst Du ab dem Zeit­punkt der Umwidmung, also ab 2020, Werbungskosten geltend machen. Für Möbel gilt üblicherweise eine Nutzungsdauer von 13 Jahren. Die An­schaf­fungs­kos­ten verteilst Du auf diese Zeit. Für ein komplettes Jahr schreibst Du demnach 100 Euro ab – auch für die Jahre 2018 und 2019, in denen Du aber wegen der rein privaten Nutzung noch keine Werbungskosten absetzen durftest. Ab 2020 hat das Regal noch einen Restwert von 1.100 Euro. 100 Euro Abschreibung kannst Du nun in der Steu­er­er­klä­rung 2020 als Werbungskosten ansetzen; ebenso in den Folgejahren. 

Wenn das Arbeitsmittel bei der Umwidmung höchstens noch einen Restwert von 952 Euro (800 Euro zuzüglich Umsatzsteuer) hat, kannst Du diesen Betrag sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Es gilt als geringwertiges Wirtschaftsgut.

Fortsetzung des Beispiels: Im Jahr der Anschaffung musst Du monatsgenau abrechnen. Hättest Du das Regal statt im Januar 2018 erst im Juli 2018 gekauft, dann hättest Du es 2018 nur für sechs Monate abschreiben dürfen. Das heißt, der Restwert beträgt Anfang 2019 nunmehr 1.250 Euro und zu Jahresbeginn 2020 dann 1.150 Euro statt 1.100 Euro. Du hast dann ein etwas höheres Volumen, das Du ab 2020 jährlich als Werbungskosten abschreiben darfst.

Du solltest Dich darauf einstellen, dass das Finanzamt möglicherweise Nachweise wie einen Kassenbon über Deine ursprünglichen An­schaf­fungs­kos­ten verlangt. Bewahre diese während der Abschreibungsdauer am besten auf.

Früher forderte das Finanzamt, dass Du ein Arbeitsmittel überwiegend beruflich nutzen musst, damit Du Deine Aufwendungen absetzen darfst. Das gilt nicht mehr.

Es genügt, wenn Du ein Arbeitsmittel tatsächlich mindestens zu 10 Prozent beruflich nutzt. Verwendest Du es weniger als zu einem Zehntel privat, darfst Du die kompletten Kosten absetzen. Bei einem höheren Privatnutzungsanteil kannst Du den beruflichen Anteil schätzen und dafür anteilsmäßig Werbungskosten absetzen. Dafür benötigst Du einen sinnvollen Aufteilungsmaßstab wie die zeitliche oder flächenmäßige Nutzung. 

Beispiel: Ein Bücherregal belegst Du zu 60 Prozent mit Fachbüchern und auf den restlichen 40 Prozent stehen Deine privaten Bücher und Fotoalben. Dann kannst Du 60 Prozent der An­schaf­fungs­kos­ten als Werbungskosten absetzen.

Auf diese Weise kannst Du bei vielen Arbeitsmitteln zumindest einen Teil Deiner An­schaf­fungs­kos­ten in der Steu­er­er­klä­rung geltend machen. Ein anteiliger Kostenabzug ist beispielsweise bei folgenden gemischten Aufwendungen gut möglich: Büromöbel, Smartphone, Telefon- und Reisekosten.

Beispiel Computer: Sowohl beruflich als auch privat genutzt

Kaufst Du zum Beispiel einen Laptop, den Du sowohl privat als auch beruflich verwendest, dann darfst Du für den beruflichen Anteil Werbungskosten absetzen. Eine pragmatische Lösung ist, dass Du diesen mit 50 Prozent schätzt. Das akzeptieren die Finanzämter in der Regel. Willst Du jedoch einen höheren beruflichen Anteil absetzen, musst Du die beruflich genutzten Stunden notieren.

Peripheriegeräte wie Scanner, Drucker und Bildschirm sind nicht selbstständig nutzbar. Du musst deren An­schaf­fungs­kos­ten deshalb mit denen des Computers zusammenrechnen. Bis 2020 konnte das dazu führen, dass Du dadurch die GWG-Bruttogrenze von 952 Euro übertriffst und deshalb die gesamten Kosten über drei Jahre abschreiben musstest. Dank der oben erwähnten Digital-Afa kann Dir das seit 2021 aber nicht mehr passieren.

Multifunktionsgeräte – etwa „All-in-one“-Drucker – gelten steuerlich dagegen als eigene Wirtschaftsgüter. Die An­schaf­fungs­kos­ten solcher Geräte kannst Du deshalb sofort und in voller Höhe als Werbungskosten absetzen, wenn sie höchstens 952 Euro (800 Euro netto) betragen haben. Das dürfte auch für externe Datenspeicher wie Festplatten gelten. Die Kosten für solche Zusatzgeräte solltest Du daher ebenfalls unabhängig von der Abschreibung Deines Rechners sofort und in voller Höhe von der Steuer absetzen.

Die gute Nachricht: Für Anschaffungen ab 2021 gilt für alle Kosten rund um den Computer die Sofortabschreibung. Du musst dann nicht mehr differenzieren.

Tipp: Schneller abschreiben - Falls Dein Notebook oder Laptop einer besonders starken Beanspruchung ausgesetzt ist und Du Dir deshalb alle zwei Jahre oder noch öfter ein neues Gerät kaufst, solltest Du das in Deiner Steu­er­er­klä­rung dokumentieren und auf einer kürzeren Abschreibungsdauer bestehen. Ab 2021 gilt für alle eine einjährige Nutzungsdauer.

Denke daran, auch die Kosten der Einrichtung Deines Arbeitszimmers oder Deiner kleinen Arbeitsecke (zum Beispiel Regale, Schreibtisch, Bürostuhl) als Werbungskosten anzusetzen. Diese Arbeitsmittel kannst Du sogar unabhängig davon steuerlich geltend machen, ob das Finanzamt Dein häusliches Arbeitszimmer anerkennt.

Wo sich die Gegenstände in Deiner Wohnung befinden, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist nur, dass Du diese Gegenstände so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke verwendest. Solche Ein­rich­tungs­ge­gen­stände kannst Du sofort absetzen, wenn der Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer 952 Euro nicht übersteigt. Bei höheren An­schaf­fungs­kos­ten musst Du, wie bereits weiter oben beschrieben, Deine Kosten über die Nutzungsdauer verteilen.

Im Gesetz ist keine Arbeitsmittelpauschale vorgesehen. Du musst also prinzipiell jedes einzelne Arbeitsmittel in der Steu­er­er­klä­rung angeben. In Elster gehören die Kosten dafür in Zeile 57 der Anlage N - in der Steu­er­er­klä­rung für das Jahr 2023. Belege über Deine Ausgaben musst Du gut aufheben, aber nicht ans Finanzamt schicken. Erst wenn die Behörde die Belege haben will, musst Du das tun.

Aber: Viele Finanzämter erkennen dann doch 110 Euro als eine Art Pauschale an. In Sachsen gilt das sicher nicht, sonst aber meistens. Das heißt: Wenn Du gar keine Arbeitsmittel zum Absetzen hast oder nur welche, die weniger als 110 Euro gekostet haben, gib in der Steu­er­er­klä­rung die 110 Euro an. Hast Du mehr Arbeitsmittel, kannst Du diese 110 Euro allerdings nicht noch zusätzlich angeben. 

Einen rechtlichen Anspruch auf diese Pauschale hast Du aber nicht. Im schlimmsten Fall streicht das Finanzamt diesen Posten oder fordert in einem ersten Schritt entsprechende Belege an. Meist gehen die 110 Euro aber anstandlos zum Absetzen durch. 

Bekommst Du als Arbeitnehmer von Deinem Arbeitgeber kostenfrei einen Laptop samt Drucker zur betrieblichen Nutzung gestellt, so darfst Du diesen auch privat nutzen und musst dafür keinen geldwerten Vorteil versteuern. Als Arbeitstmittel kannst Du ihn dann natürlich nicht absetzen, Du hattest ja keine Kosten dafür zu tragen. Falls Du aber Dein eigenes Druckerpapier und Zubehör wie Tonerkartuschen verwendest, kannst Du diese Ausgaben eventuell als Werbungskosten absetzen. Dafür benötigst Du Belege.