Reisekosten So kannst Du Reisekosten von der Steuer absetzen
Finanztip-Experte für Steuern
Das Wichtigste in Kürze
So gehst Du vor
Die Fahrt zur Filiale, zum Kunden oder zum Seminar sind ebenso wie der Messebesuch Beispiele für Dienstreisen. Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs warst, kannst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen - wenn Dir Deine Chefin oder Dein Chef die Ausgaben nicht erstatten will.
Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Du vorübergehend außerhalb Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden bist. Bei einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin ist normalerweise der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb die erste Tätigkeitsstätte.
Deine Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn Du im Interesse Deines Arbeitgebers oder Deiner Arbeitgeberin reist. Dazu zählen Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen, Messen und wenn Du Dinge für die Firma besorgst oder erledigst, zum Beispiel wenn Du Büromaterial kaufst oder Geschäftspost wegbringst.
Solche Fahrten solltest Du dokumentieren. Denn das Finanzamt kann verlangen, dass Du die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachweist oder glaubhaft machst. Dies können sein:
Die hier dargestellten Prinzipien für den Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen gelten analog für Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.
Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes. Erläuterungen der Finanzverwaltung kannst Du in R 9.4. bis R 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien sowie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020 nachlesen.
Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:
Absetzen kannst Du nur Aufwendungen, die Du selbst getragen hast oder für die es festgesetzte Reisekostenpauschalen gibt, etwa die Kilometerpauschale oder die Verpflegungspauschale. Die vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgerberin erstatteten Kosten musst Du abziehen und in der Steuererklärung angeben.
Bist Du mit Deinem eigenen Fahrzeug gefahren, kannst Du für Deine Fahrten – ohne Nachweise – für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale ansetzen. Und zwar:
Falls Deine Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, kannst Du auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Du sie im Einzelnen durch Nachweise belegen kannst. Dazu musst Du Deine jährlichen Gesamtkosten für Dein Fahrzeug ermitteln. Du kannst dann den Teilbetrag ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Faktisch musst Du übers ganze Jahr alle Quittungen fürs Auto sammeln und ein Fahrtenbuch führen, was ein erheblicher Aufwand ist.
Wenn Du für Deine beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt hast, brauchst Du zum Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn-, Tram- oder Taxifahrten. Die nachweisbaren Ausgaben kannst Du in voller Höhe absetzen.
Etwas komplizierter ist es, wenn Du eine Bahncard der Deutschen Bahn kaufst und diese steuerlich absetzen willst. Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit einer Bahncard 100 kannst Du ein Jahr lang das komplette Schienennetz in Deutschland beliebig oft nutzen. Steuerlich problematisch ist, dass Du eine Bahncard auch für private Fahrten einsetzen kannst.
Zahlst Du die Bahncard aus eigener Tasche und nutzt sie für Fahrten zu Vorstellungsgesprächen und Dienstreisen, dann kannst Du mindestens den beruflichen Anteil als Werbungskosten absetzen. Diesen müsstest Du aus der Gesamtfahrleistung ermitteln oder plausibel schätzen.
Für Fahrstrecken, die Du mit Deinem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt hast, ist kein Werbungskostenabzug möglich.
Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Du auf Reisen mehr Geld für Deine Verpflegung ausgeben musst als zu Hause, kannst Du Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer absetzen. Dafür sind pauschal feste Beträge vorgesehen, je nachdem, wie lange Du von Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend warst. Die aktuellen Pauschalen sind innerhalb Deutschlands:
Im Ausland sind diese Pauschalen meist höher. Generell darf Deine Firma steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem Ort, wo Du normalerweise arbeitest und Deinem Zuhause. Zahlt Deine Firma mehr, muss sie die Beträge pauschal versteuern.
Wie das mit den Verpflegungspauschalen genau funktioniert, worauf Du achten solltest und wohin diese in die Steuererklärung gehören, kannst Du ausführlich im Ratgeber Verpflegungsmehraufwand nachlesen.
Als steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten gelten nur die tatsächlichen Kosten, die Du ans Hotel oder den Beherbergungsbetrieb allein für die Unterkunft gezahlt hast. Mahlzeiten gehören nicht dazu.
Anders als bei den Verpflegungsmehraufwendungen verlangt das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise.
Sofern die an Dich adressierte Hotelrechnung auch den Preis für das Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, musst Du diesen Betrag abziehen. Weist die Hotelrechnung einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung aus, dann musst Du den Betrag pauschal kürzen. Für ein Frühstück in Deutschland ziehst Du 5,60 Euro ab (20 Prozent der Tagespauschale), für ein Mittag- und Abendessen jeweils 11,20 Euro (40 Prozent der Tagespauschale). Bei einer Vollpension bleibt demnach bei einer 24-stündigen Abwesenheit nichts mehr von der Verpflegungspauschale von 28 Euro übrig. Im Ausland gelten die selben Prozentsätze für die Mahlzeiten.
Soweit höhere Übernachtungskosten angefallen sind, weil Du eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt hast, die in keinem Dienstverhältnis zu Deinem Arbeitgeber oder Deiner Arbeitgeberin stehen, kannst Du nur die Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Du die Unterkunft allein genutzt hättest. Nicht abziehbar sind somit Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (zum Beispiel Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Frage im Hotel nach, ob Du eine Rechnung über ein Einzelzimmer bekommen kannst. Oder Du errechnest die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahrst als Nachweis beispielsweise eine Preisliste des Hotels auf.
Auch wenn Du Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich einzeln nachweisen musst, kann es passieren, dass Du keine Übernachtungsbelege (mehr) hast. In diesem Ausnahmefall darfst Du Deine Kosten schätzen, wenn sie Dir zweifelsfrei entstanden sind.
Eine Reihe weiterer Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit kannst Du ebenfalls steuerlich geltend machen. Du sollstest zusätzlich die Kosten ansetzen, die Dir für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartnerin, für Straßenbenutzung und Parkplatz entstanden sind.
Wenn Du eine Reisegepäckversicherung abgeschlossen hast, gehören auch diese Kosten zu den Reisenebenkosten, ebenso Wertverluste infolge eines Diebstahls Deines persönlichen – notwendigen – Reisegepäcks. Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor. Bleibst Du infolge eines Verkehrsunfalls auf einem Schaden sitzen, solltest Du diesen als Werbungskosten angeben.
Als Privatvergnügen gelten dagegen Deine Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder Pay-TV. An diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Dir für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und sonstiger Reiseausrüstung entstanden sind.
Für das Aufbewahren von Gepäck, Trinkgelder und ähnliche Reisenebenkosten bekommst Du in der Regel keine Quittung. Dafür kannst Du Dir jedoch einen Eigenbeleg erstellen. Notiere Dir möglichst zeitnah das Datum, den Ort, die Dienstleistung sowie den bezahlten Betrag.
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Reisekosten können nicht nur Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen als Werbungskosten oder Selbstständige als Betriebausgaben geltend machen. Die Prinzipien gelten beispielsweise auch, wenn Du als Vermieter oder Vermieterin ein Mietshaus besitzt und zu diesem Objekt fahren musst.
Auch Reisen zu Vorstellungsgesprächen zählen zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Du kannst Kosten, die Dir durch die Reise zu einem Bewerbungsgespräch entstanden sind, daher als Werbungskosten ansetzen. Das gilt natürlich nur, wenn Dir die Reisekosten nicht erstattet wurden.
Wenn Du an Deine beruflich veranlasste Reise noch ein paar private Urlaubstage anhängst oder Du mitten im privaten Urlaub dienstlich unterwegs sein musst, dann kannst Du die Kosten für den beruflichen Teil geltend machen. Vorausgesetzt, Du kannst die beruflich veranlassten von den privat motivierten Aufwendungen trennen.
Ist das – auch durch Schätzung – nicht möglich, gehören Deine gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. Als Aufteilungsmaßstab kommen in der Praxis meist die zeitlichen Anteile in Frage, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen.
Beispielrechnung für gemischte Aufwendungen: Du hast einen Fachkongress in London besucht und bist Samstagfrüh angereist. Die Veranstaltung fand ganztägig vom nachfolgenden Dienstag bis Donnerstag statt. Am Abend des darauf folgenden Sonntags bist Du nach Hause zurückgereist.
In diesem Fall kannst Du die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) und die Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist: drei Neuntel beruflich und sechs Neuntel privat, da Du drei Tage dienstlich und sechs Tage privat vor Ort warst. Deine Verpflegungskosten kannst Du nur in Höhe der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für die beruflich veranlassten drei Tage als Werbungskosten abziehen. In London wären das im Jahr 2024 jeweils 66 Euro pro Tag, also 198 Euro für drei Tage. Beachte dabei, dass Du unter Umständen noch Mahlzeiten im Hotel prozentual abziehen musst, wenn diese im Preis des Hotels enthalten sind. Wenn zum Beispiel das Frühstück inklusive ist, sind das 20 Prozent von 66 Euro, also 13,20 Euro pro Tag.
Ob Büro, Ladengeschäft oder Fabrik – die meisten Angestellten haben einen bestimmten Arbeitsort im Betrieb, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen müssen.
Das Finanzamt geht von einer „ersten Tätigkeitsstätte“ aus, wenn Du dienstrechtlich oder arbeitsvertraglich einer betrieblichen Einrichtung Deines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet bist oder in einer betrieblichen Einrichtung Deiner Arbeitgeberin
tätig werden sollst.
Das Gesetz definiert: „Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin
an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll“ (Paragraf 9 Abs. 4 Satz 3 EStG).
Für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte darfst Du Fahrtkosten nur im beschränkten Umfang geltend machen: nämlich in Höhe der Entfernungspauschale, also 30 Cent pro Kilometer der einfachen Wegstrecke, ab dem 21. Entfernungskilometer sind es seit 2022 sogar 38 Cent.
Der Bundesfinanzhof hatte 2011 entschieden, dass Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen nur höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben können. Der Fiskus folgt dieser Rechtsprechung (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 15. Dezember 2011). Das hat für Dich den Vorteil, dass Du die Kosten, die Dir für Deine Fahrten zu anderen Betriebsstätten oder Filialen entstehen, als Reisekosten ansetzen kannst. Jeder mit dem Auto gefahrene Kilometer bringt Dir 30 Cent zum Absetzen und nicht nur für die einfache Strecke. Allerdings gibt es hier keinen „Bonus“ ab dem 21. Kilometer.
Dabei geht es um die Frage, ob man überhaupt eine erste Tätigkeitsstätte hat. Denn ist das nicht der Fall, lässt sich mehr absetzen, zum Beispiel Verpflegungsmehraufwendungen.
Wenn Du aus beruflichen Gründen einen doppelten Haushalt führst, kannst Du einen großen Teil Deiner Mehraufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen absetzen. Dazu zählen auch Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten sowie Verpflegungspauschalen in den ersten drei Monaten. Mehr dazu liest Du in unserem Ratgeber Kosten der doppelten Haushaltsführung absetzen.
Willst Du Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, geht das über die Steuererklärung. Arbeitnehmer müssen dort für das Steuerjahr 2023 die Abschnitte „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ und „Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ in der Anlage N ab Zeile 68 (Steuererklärung 2023) ausfüllen.
Addiere zuerst jeweils Deine gesamten Fahrtkosten (Zeile 69), Übernachtungskosten (Zeile 70) sowie Reisenebenkosten (Zeile 71) und trage diese als Summe im Formular ein. Den vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzten Betrag gibst Du in der Zeile 74 an.
Die Verpflegungspauschalen kannst Du in den nächsten Zeilen beantragen. Dazu musst Du aufschlüsseln, an wie vielen Tagen Du wie lange abwesend warst:
Hast Du Mahlzeiten erhalten, musst Du entsprechende Kürzungsbeträge eintragen - Zeile 78.
Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland will das Finanzamt eine Berechnung in einer gesonderten Aufstellung.
Tipp: In guten Steuerprogrammen kannst Du Deine Dienstreisen mit allen relevanten Kostenbestandteilen anlegen und dokumentieren. So eine Liste ist hilfreich, falls das Finanzamt eine Aufstellung Deiner Kosten verlangt.
Wenn Du Dich über Einzelheiten informieren möchtest, kannst Du einen Blick in das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020 werfen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. Dezember 2014 zu den Entfernungspauschalen. Beide Dokumente enthalten zum besseren Verständnis zahlreiche Beispiele.
Für Lkw-Fahrer und Fahrerinnen, die in ihrem Fahrzeug übernachten, gibt es seit Anfang 2020 einen neuen Pauschbetrag von acht Euro. Ab dem Steuerjahr 2024 wurde dieser Wert laut Wachstumschancengesetz auf neun Euro erhöht. Diesen können sie zusätzlich zu den üblichen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen nutzen. Eingetragen wird die Anzahl der Tage in Zeile 73 der Anlage N.
Die Pauschale soll die Aufwendungen abdecken, die Dir dadurch entstehen, dass Du unterwegs auf Parkplätzen übernachtet. Zum Beispiel Gebühren für die Nutzung von Toiletten und Duschen auf Rastplätzen sowie Reinigungskosten für die eigene Schlafkabine. Bislang mussten solche Kosten belegen werden können, um sie als Werbungskosten abzusetzen.
Jetzt hast Du die Wahl. Du kannst die tatsächlich angefallenen Kosten in der Steuererklärung angeben oder die Übernachtungspauschale, für die Du keine Quittungen benötigst. Für jeden Kalendertag mit Übernachtung im Fahrzeug, an dem ihm eine Verpflegungspauschale zusteht, kannst Du zusätzlich die Übernachtungspauschale von acht oder ab 2024 von neun Euro ansetzen. Diese gilt für Fahrten im In- und Ausland.
Tipp: Das Sammeln von Belegen lohnt sich, wenn im gesamten Jahr mit den tatsächlich angefallenen Kosten im Zusammenhang mit der Übernachtung höhere Beträge als mit der Acht- oder Neun-Euro-Pauschale ab 2024 zusammenkommen. Der Fiskus gewährt nur eine der beiden Möglichkeiten.
Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, der kann seine Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen absetzen. Selbst wenn Du befristet beschäftigt bist, kannst Du eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Du in Leiharbeit für die gesamte Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses an einem festgelegten Arbeitsort tätig werden soll. Dann kannst Du für die Fahrten von Deiner Wohnung zum Entleihbetrieb nur die Entfernungspauschale absetzen.
Wirst Du jedoch im Rahmen Deines befristeten Arbeitsverhältnisses einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann stellt der neue Arbeitsplatz keine erste Tätigkeitsstätte dar. Denn der zweiten Tätigkeitsstätte kannst Du nicht für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zugeordnet werden.
Daraus folgt: Für den Weg dorthin darfst Du als Autofahrer 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer auf der Hin- und Rückfahrt wie bei einer Dienstreise ansetzen. Das entschied der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 10. April 2019 (Az. VI R 6/17).
Wenn Du mit Bus oder Bahn fährst, hast Du die Wahl. Du kannst statt der Kilometerpauschale die Kosten für Deine gekauften Fahrscheine absetzen. Zusätzlich kannst Du in Leiharbeit für die ersten drei Monate eines neuen Einsatzes Mehraufwendungen für die Verpflegung geltend machen.
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