Reisekosten Steuern sparen: Reisekosten berechnen und absetzen

Die Fahrt zur Filiale, zum Kunden oder zum Seminar sind ebenso wie der Messebesuch Beispiele für Dienstreisen. Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs warst, kannst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen - wenn Dir Deine Chefin oder Dein Chef die Ausgaben nicht und nicht komplett erstatten will. 

Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn Du vorübergehend außerhalb Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden bist. Bei einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin ist normalerweise der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb die erste Tätigkeitsstätte. 

Deine Auswärtstätigkeit muss zwingend beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn Du im Interesse Deines Arbeitgebers oder Deiner Arbeitgeberin reist. Dazu zählen Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen und Messen. Reisekosten kannst Du selbst dann geltend machen, wenn Du Dinge für die Firma besorgst oder erledigst, wie der Kauf von Büromaterial in einem Geschäft oder das Wegbringen der Geschäftspost.

Solche Fahrten solltest Du dokumentieren. Denn das Finanzamt kann verlangen, dass Du die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachweist oder glaubhaft machst. Dies können sein: 

• ein Fahrtenbuch
• Tankquittungen
• Hotelrechnungen oder
• Schriftverkehr und Teilnahmebestätigungen

Die hier dargestellten Prinzipien für den Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen gelten analog für Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.

Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Erläuterungen der Finanzverwaltung kannst Du in R 9.4. bis R 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien sowie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 25. November 2020 nachlesen. 

Nachdem wir im ersten Kapitel geklärt haben, wann Reisekosten absetzbar sind, stellst Du Dir sicher die Frage, was genau absetzbar ist. Die kurze und kompakte Antwort kommt jetzt. Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:

1. Fahrtkosten
2. Verpflegungsmehraufwendungen
3. Übernachtungskosten
4. Reisenebenkosten

Absetzen kannst Du nur Aufwendungen, die Du selbst getragen hast oder für die es eine festgesetzte Reisekostenpauschale gibt, etwa die Kilometerpauschale bei den Fahrtkosten oder die Verpflegungspauschale beim Essen und Trinken.

Die vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgeberin erstatteten Kosten musst Du abziehen und in der Steuererklärung angeben. Es kann also durchaus so sein, dass Dein Chef Dir nur einen Teil Deiner Reisekosten bezahlt. Ein denkbarer Fall ist, dass dieser zwar die Fahrt- Hotel- und Reisenebenkosten trägt, aber nicht die Ausgaben für Deine Verpflegung.

Wir skizzieren Dir in den folgenden Kapiteln diese vier genannten verschiedenen Arten von Reisekosten.

Bist Du mit Deinem eigenen Fahrzeug gefahren, kannst Du für Deine Fahrten – ohne Nachweise – eine Pauschale ansetzen. Und zwar:

• beim Pkw 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer
• beim Motorrad oder Motorroller 20 Cent für jeden gefahrenen Kilometer
• beim Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent  für jeden gefahrenen Kilometer
• beim Fahrrad laut Verwaltungsvorschrift pauschal 5 Euro im Monat, wenn Du es mindestens zweimal in diesem Monat dienstlich verwendet hast - Hin- und Rückweg bei einer dienstlichen Fahrt reichen dann schon aus. Kannst Du höhere Kosten nachweisen, etwa bei einem Mietfahrrad, werden diese komplett erstattet.

Falls Deine Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, kannst Du auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Du sie im Einzelnen durch Nachweise belegen kannst. Dazu musst Du Deine jährlichen Gesamtkosten für Dein Fahrzeug ermitteln. Du kannst dann den Teilbetrag ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Faktisch musst Du übers ganze Jahr alle Quittungen fürs Auto sammeln und ein Fahrtenbuch führen, was ein erheblicher Aufwand ist. 

Wenn Du für Deine beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt hast, brauchst Du zum Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn-, Tram- oder Taxifahrten. Die nachweisbaren Ausgaben kannst Du in voller Höhe absetzen. 

Etwas komplizierter ist es, wenn Du eine Bahncard der Deutschen Bahn kaufst und diese steuerlich absetzen willst. Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit einer Bahncard 100 kannst Du ein Jahr lang das komplette Schienennetz in Deutschland beliebig oft nutzen. Steuerlich problematisch ist, da Du eine Bahncard auch für private Fahrten einsetzen kannst.

Zahlst Du die Bahncard aus eigener Tasche und nutzt sie für Fahrten zu Vorstellungsgesprächen und Dienstreisen, dann kannst Du mindestens den beruflichen Anteil als Werbungskosten absetzen. Diesen müsstest Du aus der Gesamtfahrleistung ermitteln oder plausibel schätzen.

Für Fahrstrecken, die Du mit Deinem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt hast, ist kein Werbungskostenabzug möglich.

Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Du auf Reisen mehr Geld für Deine Verpflegung ausgeben musst als zu Hause, kannst Du Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer absetzen. Dafür sind pauschal feste Beträge vorgesehen, je nachdem, wie lange Du von Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend warst. Die aktuellen Pauschalen sind innerhalb Deutschlands:

• 28 Euro für jeden Tag, an dem Du mindestens 24 Stunden von Deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend bist und
• 14 Euro, wenn Du keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs bist. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. 

Im Ausland sind diese Pauschalen meist deutlich höher. Generell darf Deine Firma diese Verpflegungspauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem Ort, wo Du normalerweise arbeitest und Deinem Zuhause. Zahlt Deine Firma mehr, muss sie die Beträge pauschal versteuern. Beachte, dass es keine Rolle spielt, wie viel Geld Du tatsächlich für Essen und Trinken ausgegeben hast. 

Wie das mit den Verpflegungspauschalen genau funktioniert, worauf Du achten solltest und wohin diese in die Steuererklärung gehören, kannst Du ganz ausführlich im Ratgeber Verpflegungsmehraufwand nachlesen. 

Als steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten gelten nur die tatsächlichen Kosten, die Du ans Hotel oder den Beherbergungsbetrieb allein für die Unterkunft gezahlt hast. Mahlzeiten gehören nicht dazu.

Anders als bei den Verpflegungsmehraufwendungen verlangt das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise. 

Verpflegung raus rechnen 

Sofern die an Dich adressierte Hotelrechnung auch den Preis für das Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, musst Du diesen Betrag abziehen. Oft betrifft es das Frühstück. Wenn Du zum Beispiel 90 Euro für das Zimmer inklusive Frühstück zahlst - und das Frühstück mit 12 Euro ausgewiesen ist, kannst Du noch 78 Euro Übernachtungskosten absetzen. 

Schwieriger wird es, wenn die Hotelrechnung lediglich einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung ausweist. Dann musst Du den Betrag pauschal kürzen. Für ein Frühstück in Deutschland ziehst Du 5,60 Euro ab, also 20 Prozent der Tagespauschale von 28 Euro. Für ein Mittag- und Abendessen jeweils 11,20 Euro, das sind jeweils 40 Prozent dieser Tagespauschale. Bei einer Vollpension bleibt demnach bei einer 24-stündigen Abwesenheit nichts mehr von der Verpflegungspauschale von 28 Euro übrig. Im Ausland gelten die selben Prozentsätze für die Mahlzeiten - aber andere, meist höhere Verpflegungspauschalen.

Du hast nicht allein übernachtet

Auch das dürfte kein Einzelfall sein, wie das folgende Beispiel zeigt: Christiane fährt dienstlich zu einer Konferenz - und weil es eine schöne Stadt ist, kommt ihr Ehemann Holger mit, der nichts mit Christianes Firma zu tun hat. Natürlich schlafen die beiden in einem Doppelzimmer. Frage: Wie lässt sich das absetzen? 

Generell gilt: Soweit höhere Übernachtungskosten angefallen sind, weil Du eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt hast, die in keinem Dienstverhältnis zu Deinem Arbeitgeber oder Deiner Arbeitgeberin stehen, kannst Du nur die Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Du die Unterkunft allein genutzt hättest.

Nicht abziehbar sind also Mehrkosten, die im Beispiel aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch Holger als Begleitperson entstehen. Das gilt insbesondere, wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. 

Sollte Christiane deshalb einfach den halben Zimmerpreis absetzen? Nein, das sollte sie nicht machen. Denn bei Mitnutzung eines Doppelzimmers können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Und erfahrungsgemäß liegt der Preis für ein Einzelzimmer nicht so weit weg von dem für ein Doppelzimmer. 

Christiane sollte am besten im Hotel nachfragen, ob sie eine Rechnung über ein Einzelzimmer bekommen kann. Oder sie errechnet die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahrt als Nachweis zum Beispiel eine Preisliste des Hotels auf.

Auch wenn Du Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich einzeln nachweisen musst, kann es passieren, dass Du keine Übernachtungsbelege (mehr) hast. In diesem Ausnahmefall darfst Du Deine Kosten schätzen, wenn sie Dir zweifelsfrei entstanden sind. Rechne in diesem Fall aber mit besonders kritischen Nachfragen seitens des Finanzamts. 

Eine Reihe weiterer Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit kannst Du ebenfalls steuerlich geltend machen. Das betrifft vermutlich nicht jeden und jede auf einer Dienstreise. Doch vielleicht erkennst Du dann doch Potenzial zum Absetzen.

Zu den Reisenebenkosten gehören unter anderem: 

• Kosten, die Dir für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck entstehen
• Trinkgelder
• Kosten für Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartnerin
• Ausgaben für Straßenbenutzung und Parkplatz, also etwa eine Brückenmaut und die Kosten für Parktickets
• Beiträge für eine Reisegepäckversicherung
• Wertverluste infolge eines Diebstahls Deines persönlichen – notwendigen – Reisegepäcks. Achtung: Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor.

Achtung: Bei einigen der genannten Reisenebenkosten bekommst Du oft keine Quittung. Dafür kannst Du Dir jedoch einen Eigenbeleg erstellen. Notiere Dir möglichst zeitnah das Datum, den Ort, die Dienstleistung sowie den bezahlten Betrag.  

Was zählt nicht zu den Reisenebenkosten?

Als Privatvergnügen gelten Deine Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder Pay-TV. An diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Dir für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und sonstiger Reiseausrüstung entstanden sind.

Willst Du Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, geht das nur über die Steuererklärung. Arbeitnehmer müssen dort für das Steuerjahr 2024 in der Anlage N die Abschnitte „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ ab Zeile 68 und „Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ ab Zeile 75 ausfüllen.

Reisekosten berechnen

Das klingt jetzt komplizierter als es ist. Denn um die Reisekosten berechnen zu können, musst Du nur ein paar Zahlen addieren. 

Addiere zuerst jeweils Deine gesamten Fahrtkosten und trage den Betrag in Zeile 69 ein. Danach summierst Du alle Übernachtungskosten auf und trägst das Ergebnis in Zeile 70 ein. Addiere schließlich alle Reisenebenkosten und trage die Summe in Zeile 71 ein. Hat Dir Dein Arbeitgeber davon etwas steuerfrei ersetzt, musst Du das in  Zeile 74 angeben. 

Bei den Verpflegungspauschalen musst Du gar nicht rechnen, sondern nur aufschlüsseln, an wie vielen Tagen Du wie lange abwesend warst: 

• Tage mit mehr als 8 Stunden, also bei Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung in Zeile 75
• An- und Abreisetage bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung in Zeile 76
• komplette Tage in Zeile 77. 

Hast Du Mahlzeiten erhalten, musst Du entsprechende Kürzungsbeträge eintragen in Zeile 78.

Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland musst Du Deine Angaben in Zeile 79 machen.

Vorteil Steuerprogramm

In guten Steuerprogrammen kannst Du Deine Dienstreisen mit allen relevanten Kostenbestandteilen anlegen und dokumentieren. So eine Liste ist hilfreich, falls das Finanzamt eine Aufstellung Deiner Kosten verlangt. Und Du musst nicht mehr Deine Reisekosten berechnen, das erledigen die Steuersoftware oder die Steuer-App ganz allein.  

Wenn Du Dich über Einzelheiten informieren möchtest, kannst Du einen Blick in das BMF-Schreiben vom 25. November 2020 werfen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2014 zu den Entfernungspauschalen. Beide Dokumente enthalten zum besseren Verständnis zahlreiche Beispiele.

Seit 2020 denkt das deutsche Steuerrecht auch an eine Berufsgruppe, die eigentlich immer unterwegs ist - aber trotzdem kaum was für Übernachtungen absetzen konnte. Die Rede ist von Lkw-Fahrern und Fahrerinnen, die in ihrem Fahrzeug übernachten. Das ist eher die Regel als die Ausnahme bei langen Transporten.

Diese Berufskraftfahrer erhalten seit 2020 einen Pauschbetrag von acht Euro für jede Nacht im Fahrzeug.

Seit dem Steuerjahr 2024 beträgt dieser Wert laut Wachstumschancengesetz neun Euro. Diesen können sie zusätzlich zu den üblichen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen nutzen. Eingetragen wird die Anzahl der Tage in Zeile 73 der Anlage N.

Die Pauschale soll die Aufwendungen abdecken, die Dir dadurch entstehen, dass Du unterwegs auf Parkplätzen übernachtet. Zum Beispiel Gebühren für die Nutzung von Toiletten und Duschen auf Rastplätzen sowie Reinigungskosten für die eigene Schlafkabine. Bislang mussten solche Kosten belegen werden können, um sie als Werbungskosten abzusetzen. 

Jetzt hast Du die Wahl. Du kannst die tatsächlich angefallenen Kosten in der Steuererklärung angeben oder die Übernachtungspauschale, für die Du keine Quittungen benötigst. Für jeden Kalendertag mit Übernachtung im Fahrzeug, an dem Dir eine Verpflegungspauschale zusteht, kannst Du zusätzlich die Übernachtungspauschale von acht oder ab 2024 von neun Euro ansetzen. Diese gilt für Fahrten im In- und Ausland. 

Tipp: Das Sammeln von Belegen lohnt sich, wenn im gesamten Jahr mit den tatsächlich angefallenen Kosten im Zusammenhang mit der Übernachtung höhere Beträge als mit der Acht- oder Neun-Euro-Pauschale ab 2024 zusammenkommen. Der Fiskus gewährt nur eine der beiden Möglichkeiten. 

Bisher hatten wir eher von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen gesprochen, die ihre Kosten für ganz klassische Dienstreisen als Werbungskosten absetzen können. Es gibt aber deutlich mehr Anwendungsfälle.

• Selbstständige dürfen alle Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen, denn anders als bei Angestellten gibt es meist niemanden, der die Kosten - steuerfrei - ersetzt.
• Die gleichen genannten Prinzipien gelten auch für Vermieter und Vermieterinnen. Erzielst Du Einkünfte aus Vermietung und musst zum Beispiel in Deinem Mietshaus Dinge erledigen, kannst Du die dabei entstehenden Reisekosten ebenfalls absetzen - in diesem Fall in der Anlage V.
• Reisekosten sind auch für Bewerber absetzbar, denn Reisen zu Vorstellungsgesprächen zählen zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Du kannst also alle Kosten, die Dir durch die Reise zu einem Bewerbungsgespräch entstanden sind, als Werbungskosten ansetzen. Das gilt natürlich nur dann, wenn Dir die Reisekosten nicht vom potenziellen neuen Arbeitgeber erstattet wurden.
• Wenn Du aus beruflichen Gründen ganz woanders lebst und arbeitest als an Deinem eigentlichen Lebensmittelpunkt, gibt es ebenfalls Absetzpotenzial. Denn bei dieser sogenannten doppelten Haushaltsführung kannst Du einen Teil Deiner Mehraufwendungen absetzen. Dazu zählen zum Beispiel generell die Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten sowie in den ersten drei Monaten die Verpflegungspauschalen. Mehr dazu liest Du in unserem Ratgeber zur doppelten Haushaltsführung. 

Ein äußerst praktischer Tipp kommt jetzt für Leute, die vielleicht öfter eine Dienstreise machen. 

Dienstreise und Urlaub verbinden - das geht

Wenn Du an Deine beruflich veranlasste Reise noch ein paar private Urlaubstage anhängst oder Du mitten im privaten Urlaub dienstlich unterwegs sein musst, dann kannst Du die Kosten für den beruflichen Teil steuerlich geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass Du die beruflich veranlassten von den privat motivierten Aufwendungen trennen kannst.

Die schlechte Nachricht: Ist diese Trennung – auch durch Schätzung – nicht möglich, gehören Deine gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. Das heißt, Du kannst gar nichts absetzen.

Die gute Nachricht: Meist gelingt diese Trennung dann doch. Als Aufteilungsmaßstab kommen in der Praxis meist die zeitlichen Anteile in Frage, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen. Das erläutern wir an einem Beispiel, das Du sicher recht einfach auf Deinen konkrete Urlaubs- und Dienstreiseplanung übertragen kannst.

Svenja hat einen Fachkongress in London besucht und ist schon Samstag früh angereist. Die Veranstaltung fand ganztägig vom darauf folgenden Dienstag bis Donnerstag über drei Tage statt. Ein paar Tage später reiste Svenja am Sonntagabend zurück nach Hause. Wie werden in diesem Fall die privaten und dienstlichen Reisekosten berechnet?

• Svenja darf ganz sicher die Kosten für die zwei Übernachtungen von Dienstag bis Donnerstag sowie selbst getragene Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Am besten wäre es, wenn sie eine separate Hotelrechnung für diese beiden Nächte hätte. Ist das nicht der Fall, müsste ihr dienstlicher Teil aus der Gesamtzahl der Übernachtungen ermittelt werden.
• Svenjas Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend nach den privaten und dienstlichen Tagen aufzuteilen. Der sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist: drei Neuntel beruflich und sechs Neuntel privat, da Svenja drei Tage dienstlich und insgesamt neun Tage privat vor Ort war.
• Ihre Verpflegungskosten kann Svenja in Höhe der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für die beruflich veranlassten drei Tage als Werbungskosten abziehen. In London waren das im Jahr 2024 jeweils 66 Euro pro Tag, also 198 Euro für drei Tage. Beachte dabei, dass Du unter Umständen noch Mahlzeiten im Hotel anteilig abziehen musst, wenn diese im Preis des Hotels enthalten sind. Ist zum Beispiel das Frühstück inklusive, sind das 20 Prozent von 66 Euro, also 13,20 Euro pro Tag.

Fazit: Warum hat sich das Ganze für Svenja gelohnt? Nun, sie hat in London sechs Tage Urlaub gemacht - und musste dafür nicht noch mal extra hin- und zurückfliegen. Sie war ja wegen des Fachkongresses schon da. Diese zwei Flüge weniger machen sich dann am Ende auch steuerlich bemerkbar.

Nur eine erste Tätigkeitsstätte

Jetzt kommen wir zu einem ganz speziellen Thema, das auch mit Reisekosten zu tun hat.

Verkürzt gesagt: Ein Arbeitnehmer kann die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer - ab dem 21. Kilometer sogar 38 Cent - für den Weg zur Arbeit nutzen. Aber nur für eine Strecke, also nicht hin und zurück. Bei allen anderen dienstlichen Fahrten greift die Reisekostenregelung. Dort ist die Kilometerpauschale zwar auch 30 Cent - aber für jeden gefahrenen Kilometer. 

Jetzt folgt die längere Fassung: Ob Büro, Ladengeschäft oder Fabrik – die meisten Angestellten haben einen bestimmten Arbeitsort im Betrieb, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen müssen. Das Finanzamt geht von einer solchen „ersten Tätigkeitsstätte“ aus, wenn Du dienstrechtlich oder arbeitsvertraglich einer betrieblichen Einrichtung Deines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet bist oder in einer betrieblichen Einrichtung Deiner Arbeitgeberin

• arbeitstäglich,
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel Deiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden sollst. Das Gesetz definiert: „Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin

• unbefristet,
• für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
• über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus

an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll“ (Paragraf 9 Abs. 4 Satz 3 EStG).

Hast Du eine solche “erste Tätigkeitsstätte”, greift für Dich für den Weg von der Wohnung dorthin die bereits erwähnte Entfernungspauschale, also 30 Cent pro Kilometer der einfachen Wegstrecke, ab dem 21. Entfernungskilometer mit 38 Cent etwas mehr.

Und jetzt kommt der Clou: Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte 2011 in mehreren Urteilen entschieden, dass Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen nur höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben können (etwa Urteil vom 9. Juni 2011, Az. VI R 36/10). Die Finanzbehörden folgten dieser Rechtsprechung im BMF-Schreiben vom 15. Dezember 2011. 

Du kannst also die Kosten, die Dir für Deine Fahrten zu anderen Betriebsstätten oder Filialen entstehen, als Reisekosten ansetzen. Jeder mit dem Auto gefahrene Kilometer bringt Dir dann 30 Cent zum Absetzen und nicht nur für die einfache Strecke. Allerdings gibt es hier keinen „Bonus“ ab dem 21. Kilometer. 

Noch spannender wird es, wenn es gar keine erste Tätigkeitsstätte gibt, dazu kommen wir jetzt. 

Mehrere interessante Urteile zur ersten Tätigkeitsstätte

Gibt es gar keine erste Tätigkeitsstätte, lässt sich mehr absetzen, zum Beispiel Verpflegungsmehraufwendungen. 

• Der Müllwerker-Fall: Ein Müllwerker fährt an jedem Arbeitstag morgens zu seinem Betriebshof in Berlin. Dort zieht er sich um, hört die Ansage der Tourenleitung ab, holt das Tourenbuch, Fahrzeugpapiere und -schlüssel ab und kontrolliert die Fahrzeugbeleuchtung. Danach ist er auf Tour und kehrt am frühen Nachmittag zurück. Er ist also länger als acht Stunden unterwegs und machte deshalb Verpflegungsmehraufwendungen von 12 Euro am Tag, insgesamt im Jahr von 2.700 Euro geltend. Das erkannten das Finanzamt und das Finanzgericht Berlin-Brandenburg aber nicht an. Erst der Bundesfinanzhof entschied in seinem Urteil vom 02. September 2021 (Az. VI R 25/19) zugunsten des Müllwerkers. Und verwies das Verfahren zurück an das Finanzgericht, das schließlich die Aufwendungen des Müllwerkers steuerlich als Werbungskosten anerkannte (Urteil vom 16. Juni 2022, Az. 16 K 4259/17). Der Betriebshof sei keine erste Tätigkeitsstätte.
• Anders entschied der Bundesfinanzhof aber 2019 in durchaus ähnlich gelagerten Fällen. In einer Pressemitteilung sind die Fälle in Kürze aufgeführt. Betroffen sind nicht ortsfest eingesetzte Arbeitnehmerinnen und Beamte (etwa Streifenpolizisten, Urteil vom 4. April 2019, Az. VI R 27/17), Piloten (Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 40/16), Luftsicherheitskontrollkräfte (Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 12/17) sowie befristet Beschäftigte (Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 36/16 und Urteil vom 10. April, Az. VI R 6/17). Hier wurde das neue Reisekostenrecht bestätigt, die Betroffenen konnten keine Reisekosten geltend machen, weil sie eine erste Tätigkeitsstätte hatten.

Besonders interessant sollte das für Berufsfeuerwehrleute in großen Städten sein. Die können jederzeit einer anderen Feuerwache zugeordnet werden, haben also keine erste Tätigkeitsstätte.

Sonderfall Reisekosten für Leiharbeitnehmer

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, kann generell seine Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen absetzen.

Bei Leiharbeitern stellt sich natürlich die Frage, was genau die erste Tätigkeitsstätte ist und ob es eine gibt. Bedenke: Selbst wenn Du nur befristet beschäftigt bist, kannst Du eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Du in Leiharbeit für die gesamte Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses an einem festgelegten Arbeitsort tätig werden soll. Dann kannst Du für die Fahrten von Deiner Wohnung zum Entleihbetrieb nur die Entfernungspauschale absetzen.

Wirst Du jedoch im Rahmen Deines befristeten Arbeitsverhältnisses einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann stellt der neue Arbeitsplatz keine erste Tätigkeitsstätte dar. Denn der zweiten Tätigkeitsstätte kannst Du nicht für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zugeordnet werden. 

Daraus folgt: Für den Weg dorthin darfst Du als Autofahrer 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer auf der Hin- und Rückfahrt wie bei einer Dienstreise ansetzen. Das entschied der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 10. April 2019 (Az. VI R 6/17).

Wenn Du mit Bus oder Bahn fährst, hast Du die Wahl. Du kannst statt der Kilometerpauschale die Kosten für Deine gekauften Fahrscheine absetzen. Zusätzlich kannst Du in Leiharbeit für die ersten drei Monate eines neuen Einsatzes Mehraufwendungen für die Verpflegung geltend machen.