Reisekosten Steuern sparen: Reisekosten berechnen und absetzen

Die Fahrt zur Filiale, zum Kunden oder zum Seminar sind ebenso wie der Messebesuch Beispiele für Dienstreisen. Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs warst, kannst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen - wenn Dir Deine Chefin oder Dein Chef die Ausgaben nicht und nicht komplett erstatten will. 

Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn Du vorübergehend außerhalb Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden bist. Bei einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin ist normalerweise der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb die erste Tätigkeitsstätte. 

Deine Auswärtstätigkeit muss zwingend beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn Du im Interesse Deines Arbeitgebers oder Deiner Arbeitgeberin reist. Dazu zählen Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen und Messen. Reisekosten kannst Du selbst dann geltend machen, wenn Du Dinge für die Firma besorgst oder erledigst, wie der Kauf von Büromaterial in einem Geschäft oder das Wegbringen der Geschäftspost.

Wie kannst Du berufliche Fahrten nachweisen?

Du solltest Deine kurzen und langen Reisen gut dokumentieren. Denn das Finanzamt kann verlangen, dass Du die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachweist oder glaubhaft machst. Das können sein: 

• ein Fahrtenbuch
• Tankquittungen
• Hotelrechnungen oder
• Schriftverkehr und Teilnahmebestätigungen

Die hier dargestellten Prinzipien für den Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen gelten analog für Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.

Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten im Einkommensteuergesetz geregelt (§ 9 EStG). Erläuterungen der Finanzverwaltung kannst Du in R 9.4. bis R 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien sowie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 25. November 2020 nachlesen. 

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:

1. Fahrtkosten
2. Verpflegungsmehraufwendungen
3. Übernachtungskosten
4. Reisenebenkosten

Absetzen kannst Du nur Aufwendungen, die Du selbst getragen hast oder für die es eine festgesetzte Reisekostenpauschale gibt, etwa die Kilometerpauschale bei den Fahrtkosten oder die Verpflegungspauschale beim Essen und Trinken.

Die vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgeberin erstatteten Kosten musst Du abziehen und in der Steuererklärung angeben. Es kann also durchaus so sein, dass Dein Chef Dir nur einen Teil Deiner Reisekosten bezahlt. Ein denkbarer Fall ist, dass dieser zwar die Fahrt- Hotel- und Reisenebenkosten trägt, aber nicht die Ausgaben für Deine Verpflegung.

Wir skizzieren Dir in den folgenden Kapiteln diese vier genannten verschiedenen Arten von Reisekosten.

Wie Du welche Fahrtkosten absetzen kannst, hängt vom jeweiligen Verkehrsmittel ab.

Bist Du mit Deinem eigenen Fahrzeug gefahren, kannst Du für Deine Fahrten – ohne Nachweise – eine Pauschale ansetzen. Und zwar:

• beim Auto 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer
• beim Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent für jeden gefahrenen Kilometer
• beim Fahrrad laut Verwaltungsvorschrift pauschal fünf Euro im Monat, wenn Du es mindestens zweimal in diesem Monat dienstlich verwendet hast. Kannst Du höhere Kosten nachweisen, etwa bei einem Mietfahrrad, werden diese komplett erstattet.

Falls Deine Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, kannst Du auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Du sie im Einzelnen durch Nachweise belegen kannst. Dazu musst Du übers ganze Jahr alle Quittungen fürs Auto sammeln und ein Fahrtenbuch führen, was ein erheblicher Aufwand ist.

Achtung: Für Fahrstrecken, die Du mit Deinem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt hast, ist kein Werbungskostenabzug möglich.

Was gilt für die Fahrtkosten mit anderen Verkehrsmitteln?

Wenn Du für Deine beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt hast, brauchst Du zum Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn-, Tram- oder Taxifahrten. Die nachweisbaren Ausgaben kannst Du in voller Höhe absetzen. 

Etwas komplizierter ist es, wenn Du eine Bahncard der Deutschen Bahn kaufst und diese steuerlich absetzen willst. Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit einer Bahncard 100 kannst Du ein Jahr lang das komplette Schienennetz in Deutschland beliebig oft nutzen. Steuerlich problematisch ist, da Du eine Bahncard auch für private Fahrten einsetzen kannst.

Zahlst Du die Bahncard aus eigener Tasche und nutzt sie für Fahrten zu Vorstellungsgesprächen und Dienstreisen, dann kannst Du mindestens den beruflichen Anteil als Werbungskosten absetzen. Diesen müsstest Du aus der Gesamtfahrleistung ermitteln oder plausibel schätzen.

Wenn Du länger dienstlich unterwegs bist, kannst Du Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer absetzen. Dafür gibt es pauschal feste Beträge Die aktuellen Verpflegungspauschalen sind innerhalb Deutschlands:

• 28 Euro für jeden Tag, an dem Du mindestens 24 Stunden von Deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend bist und
• 14 Euro, wenn Du keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs bist. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. 

Im Ausland sind diese Pauschalen meist deutlich höher.

Deine Firma darf diese Verpflegungspauschalen aber auch steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Zahlt Deine Firma mehr, muss sie die Beträge pauschal versteuern.

Beachte: Es spielt keine Rolle, wie viel Geld Du tatsächlich für Essen und Trinken ausgegeben hast. 

Wie das mit den Verpflegungspauschalen genau funktioniert und wohin diese in die Steuererklärung gehören, kannst Du ganz ausführlich im Ratgeber Verpflegungsmehraufwand nachlesen. 

Als steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten gelten nur die tatsächlichen Kosten, die Du ans Hotel oder den Beherbergungsbetrieb allein für die Unterkunft gezahlt hast. Mahlzeiten gehören ausdrücklich nicht dazu.

Anders als bei den Verpflegungspauschalen verlangt das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise. 

Wie rechnest Du die Verpflegung aus der Rechnung raus? 

Sofern die an Dich adressierte Hotelrechnung auch den Preis für das Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, musst Du diesen Betrag abziehen. Oft betrifft es das Frühstück. Wenn Du zum Beispiel 90 Euro für das Zimmer inklusive Frühstück zahlst - und das Frühstück mit 12 Euro ausgewiesen ist, kannst Du noch 78 Euro Übernachtungskosten absetzen. 

Schwieriger wird es, wenn die Hotelrechnung lediglich einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung ausweist. Dann musst Du den Betrag pauschal kürzen. Für ein Frühstück in Deutschland ziehst Du 5,60 Euro ab, also 20 Prozent der Tagespauschale von 28 Euro. Für ein Mittag- und Abendessen jeweils 11,20 Euro, das sind jeweils 40 Prozent dieser Tagespauschale. Bei einer Vollpension bleibt demnach bei einer 24-stündigen Abwesenheit nichts mehr von der Verpflegungspauschale von 28 Euro übrig. Im Ausland gelten die selben Prozentsätze für die Mahlzeiten - aber andere, meist höhere Verpflegungspauschalen.

Was ist, wenn Du nicht allein übernachtet hast?

Wenn Du nicht allein übernachtest, wird es komplizierter. Wir erläutern das an einem Beispiel: Christiane fährt dienstlich zu einer Konferenz - und weil es eine schöne Stadt ist, kommt ihr Ehemann Holger mit, der nichts mit Christianes Firma zu tun hat. Natürlich schlafen die beiden in einem Doppelzimmer. 

Generell gilt: Soweit höhere Übernachtungskosten angefallen sind, weil Du eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt hast, die in keinem Dienstverhältnis zu Deinem Arbeitgeber oder Deiner Arbeitgeberin stehen, kannst Du nur die Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Du die Unterkunft allein genutzt hättest.

Nicht abziehbar sind also Mehrkosten, die im Beispiel aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch Holger als Begleitperson entstehen. Das gilt insbesondere, wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. 

Wie lässt sich dieses Problem lösen?

Christiane darf auf jeden Fall nicht einfach den halben Zimmerpreis absetzen? Denn bei Mitnutzung eines Doppelzimmers können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Und erfahrungsgemäß liegt der Preis für ein Einzelzimmer nicht so weit weg von dem für ein Doppelzimmer. 

Christiane sollte am besten im Hotel nachfragen, ob sie eine Rechnung über ein Einzelzimmer bekommen kann. Oder sie errechnet die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahrt als Nachweis zum Beispiel eine Preisliste des Hotels auf.

Auch wenn Du Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich einzeln nachweisen musst, kann es passieren, dass Du keine Übernachtungsbelege (mehr) hast. In diesem Ausnahmefall darfst Du Deine Kosten schätzen, wenn sie Dir zweifelsfrei entstanden sind. Rechne in diesem Fall aber mit besonders kritischen Nachfragen seitens des Finanzamts. 

Zu den Reisenebenkosten gehören unter anderem: 

• Kosten, die Dir für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck entstehen
• Trinkgelder
• Kosten für Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartnerin
• Ausgaben für Straßenbenutzung und Parkplatz, also etwa eine Brückenmaut und die Kosten für Parktickets
• Beiträge für eine Reisegepäckversicherung
• Wertverluste infolge eines Diebstahls Deines persönlichen – notwendigen – Reisegepäcks. Achtung: Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor.

Achtung: Bei einigen der genannten Reisenebenkosten bekommst Du keine Quittung. Dafür kannst Du Dir jedoch einen Eigenbeleg erstellen. Notiere Dir möglichst zeitnah das Datum, den Ort, die Dienstleistung sowie den bezahlten Betrag.

Keine Reisenebenkosten sind unter anderem Deine Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder Pay-TV. An diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Dir für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und sonstiger Reiseausrüstung entstanden sind.

Angestellte müssen in der Steuererklärung für das Steuerjahr 2024 in der Anlage N die Abschnitte „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ ab Zeile 68 und „Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ ab Zeile 75 ausfüllen.

Wie kannst Du Deine Reisekosten berechnen?

• Addiere zuerst jeweils Deine gesamten Fahrtkosten und trage den Betrag in Zeile 69 ein.
• Danach summierst Du alle Übernachtungskosten auf und trägst das Ergebnis in Zeile 70 ein.
• Addiere schließlich alle Reisenebenkosten und trage die Summe in Zeile 71 ein.
• Hat Dir Dein Arbeitgeber davon etwas steuerfrei ersetzt, musst Du das in  Zeile 74 angeben. 

Bei den Verpflegungspauschalen musst Du gar nicht rechnen, sondern nur aufschlüsseln, an wie vielen Tagen Du wie lange abwesend warst: 

• Tage mit mehr als 8 Stunden, also bei Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung in Zeile 75
• An- und Abreisetage bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung in Zeile 76
• komplette Tage in Zeile 77. 

Hast Du Mahlzeiten erhalten, musst Du entsprechende Kürzungsbeträge in Zeile 78 eintragen.

Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland gehören Deine Angaben in Zeile 79.

Wie kannst Du einfacher Deine Reisekosten berechnen?

In guten Steuerprogrammen kannst Du Deine Dienstreisen mit allen relevanten Kostenbestandteilen anlegen und dokumentieren. So eine Liste ist hilfreich, falls das Finanzamt eine Aufstellung Deiner Kosten verlangt. Und Du musst nicht mehr Deine Reisekosten berechnen, das erledigen die Steuersoftware oder die Steuer-App ganz allein.  

Wenn Du Dich über Einzelheiten informieren möchtest, kannst Du einen Blick in das BMF-Schreiben vom 25. November 2020 werfen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2014 zu den Entfernungspauschalen. Beide Dokumente enthalten zum besseren Verständnis zahlreiche Beispiele.

Seit 2020 können Lkw-Fahrer und Fahrerinnen, die in ihrem Fahrzeug übernachten, steuerlich von einer Übernachtungspauschale profitieren.

Seit dem Steuerjahr 2024 beträgt diese Pauschale neun Euro (Wachstumschancengesetz). Diesen Betrag können die Brummifahrer zusätzlich zu den üblichen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen nutzen. Eingetragen wird die Anzahl der Tage in Zeile 73 der Anlage N.

Bis Ende 2023 waren es noch acht Euro für jede Nacht im Fahrzeug.

Die Pauschale soll die Aufwendungen abdecken, die Dir dadurch entstehen, dass Du unterwegs auf Parkplätzen übernachtet. Zum Beispiel Gebühren für die Nutzung von Toiletten und Duschen auf Rastplätzen sowie Reinigungskosten für die eigene Schlafkabine. Früher mussten solche Kosten belegen werden können, um sie als Werbungskosten abzusetzen. 

Was ist, wenn Du höhere Kosten hast?

Du kannst auch höhere Kosten für Deine Übernachtung geltend machen. Denn Du hast die Wahl:

• Du darfst die Übernachtungspauschale angeben, für die Du keinerlei Quittungen benötigst.
• Oder Du gibst Du die tatsächlich angefallenen Kosten in der Steuererklärung an. Hier musst Du alle Belege sammeln. 

Tipp: Sammle zunächst alle Belege und vergleiche am Ende, ob Du mit mit den tatsächlich angefallenen Kosten im Zusammenhang mit der Übernachtung höhere Beträge als mit der 9-Euro-Pauschale zusammenkommen. Das Finanzamt akzeptiert nur eine der beiden Möglichkeiten - und macht keine Günstigerprüfung. 

Nicht nur Angestellte können Reisekosten steuerlich geltend machen:

• Selbstständige dürfen alle Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen, denn anders als bei Angestellten gibt es meist niemanden, der die Kosten ersetzt.
• Erzielst Du Einkünfte aus Vermietung und musst zum Beispiel in Deinem Mietshaus Dinge erledigen, kannst Du die dabei entstehenden Reisekosten ebenfalls absetzen - in diesem Fall in der Anlage V.
• Du kannst auch die Kosten für Reisen zu Vorstellungsgesprächen als Werbungskosten geltend machen, wenn Du diese Kosten selbst gezahlt hast.
• Wenn Du aus beruflichen Gründen ganz woanders lebst und arbeitest als an Deinem eigentlichen Lebensmittelpunkt, gibt es ebenfalls Absetzpotenzial. Denn bei dieser sogenannten doppelten Haushaltsführung kannst Du einen Teil Deiner Mehraufwendungen absetzen. Dazu zählen zum Beispiel generell die Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten sowie in den ersten drei Monaten die Verpflegungspauschalen. Mehr dazu liest Du in unserem Ratgeber zur doppelten Haushaltsführung. 

Lassen sich Dienstreise und Urlaub verbinden?

Ja, Du kannst zum Beispiel an Deine beruflich veranlasste Reise noch ein paar private Urlaubstage anhängen - und trotzdem die Kosten für den beruflichen Teil steuerlich geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass Du die beruflich veranlassten von den privat motivierten Aufwendungen trennen kannst.

Die schlechte Nachricht: Ist diese Trennung – auch durch Schätzung – nicht möglich, gehören Deine gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. Das heißt, Du kannst gar nichts absetzen.

Die gute Nachricht: Meist gelingt diese Trennung dann doch. Als Aufteilungsmaßstab kommen in der Praxis meist die zeitlichen Anteile in Frage, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen. 

Wie teilst Du die Kosten Dienstreise und Urlaub konkret auf? 

Das erläutern wir an einem Beispiel, das Du sicher recht einfach auf Deinen konkrete Urlaubs- und Dienstreiseplanung übertragen kannst.

Svenja besucht einen Fachkongress in London und reist am Samstag morgen an. Der Kongress findet ganztägig vom darauf folgenden Dienstag bis Donnerstag über drei Tage statt. Am Sonntagabend reist Svenja zurück nach Hause.

• Svenja darf die Kosten für zwei Übernachtungen von Dienstag bis Donnerstag sowie selbst getragene Kongressgebührenvollständig als Werbungskosten abziehen.
• Ihre Verpflegungskosten kann Svenja in Höhe der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für die beruflich veranlassten drei Tage als Werbungskosten abziehen.
• Svenjas Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend nach den privaten und dienstlichen Tagen aufzuteilen. Der sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist: drei Neuntel beruflich und sechs Neuntel privat, da Svenja drei Tage dienstlich und insgesamt neun Tage privat vor Ort war.

Svenja hat damit in London sechs Tage Urlaub gemacht - und musste dafür nicht extra hin- und zurückfliegen.

Fährst Du nicht zu Deiner ersten Tätigkeitsstätte oder zurück nach Hause, kannst Du generell Reisekosten geltend machen. Das bringt Dir steuerlich mehr als das Absetzen über die Entfernungspauschale für die Fahrten zur Arbeit von 30 Cent pro Kilometer - ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Denn diese Entfernungspauschale gilt nur für eine Strecke und nicht Hin- und Rückfahrt. Bei den Reisekosten ist die Kilometerpauschale zwar auch 30 Cent - aber für jeden gefahrenen Kilometer. Allerdings nur einheitlich, die 38 Cent gibt es hier nicht. 

Finanztip erklärt Dir jetzt genauer, was eine erste Tätigkeitsstätte ist, wann Du gar keine erste Tätigkeitsstätte hast und wie es für Leiharbeiter aussieht.

Was bedeutet erste Tätigkeitsstätte im Steuerrecht?

Ob Büro, Ladengeschäft oder Fabrik – die meisten Angestellten haben einen bestimmten Arbeitsort im Betrieb, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen müssen. Das Finanzamt geht von einer solchen „ersten Tätigkeitsstätte“ aus, wenn Du dienstrechtlich oder arbeitsvertraglich einer betrieblichen Einrichtung Deines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet bist oder in einer betrieblichen Einrichtung Deiner Arbeitgeberin

• arbeitstäglich,
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel Deiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden sollst. Das Gesetz definiert: „Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin

• unbefristet,
• für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
• über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus

an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll“ (Paragraf 9 Abs. 4 Satz 3 EStG).

Der Clou: Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte 2011 in mehreren Urteilen entschieden, dass Angestellte nur höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben können (etwa Urteil vom 9. Juni 2011, Az. VI R 36/10). Die Finanzbehörden folgten dieser Rechtsprechung im BMF-Schreiben vom 15. Dezember 2011. 

Wann hast Du keine erste Tätigkeitsstätte?

Das klassische Beispiel für keine erste Tätigkeitsstätte sind Berufsfeuerwehrleute in großen Städten. Diese können jederzeit einer anderen Feuerwache zugeordnet werden, haben also keine erste Tätigkeitsstätte. Andere Fälle sind schwieriger - und deshalb musste das gerichtlich geklärt werden. Zugunsten des Steuerzahlers entschieden wurde das im sogenannten Müllwerker-Fall. Vor Gericht “verloren” haben unter anderem Streifenpolizisten, Piloten und Luftsicherheitskontrollkräfte.

Bei Leiharbeitern stellt sich die Frage, was genau die erste Tätigkeitsstätte ist und ob es überhaupt eine gibt.

Bedenke: Selbst wenn Du nur befristet beschäftigt bist, kannst Du eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Du in Leiharbeit für die gesamte Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses an einem festgelegten Arbeitsort tätig werden soll. Dann kannst Du für die Fahrten von Deiner Wohnung zum Entleihbetrieb nur die Entfernungspauschale absetzen.

Wirst Du jedoch im Rahmen Deines befristeten Arbeitsverhältnisses einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann stellt der neue Arbeitsplatz keine erste Tätigkeitsstätte dar. Denn der zweiten Tätigkeitsstätte kannst Du nicht für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zugeordnet werden. 

Daraus folgt: Für den Weg dorthin darfst Du als Autofahrer 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer auf der Hin- und Rückfahrt wie bei einer Dienstreise ansetzen. Das entschied der BFH in seinem Urteil vom 10. April 2019 (Az. VI R 6/17).

Wenn Du mit Bus oder Bahn fährst, hast Du die Wahl. Du kannst statt der Kilometerpauschale die Kosten für Deine gekauften Fahrscheine absetzen. Zusätzlich kannst Du in Leiharbeit für die ersten drei Monate eines neuen Einsatzes Mehraufwendungen für die Verpflegung geltend machen.