Telefonkosten Steuer Handy, Telefon und Internet in der Steuererklärung absetzen

Viele Angestellte und Selbstständige nutzen ihr Telefon und das Internet zuhause auch für die Arbeit. Und mit dem eigenen Handy telefonieren sie zudem oft für den Job. Die spannende Frage: Lassen sich diese Kosten steuerlich geltend machen, selbst wenn die Anschlüsse eigentlich privat sind? Ja! Und wir erklären, wie das funktioniert.

Die Grundvoraussetzung für das Absetzen der Telefonkosten ist, dass Du Dein privates Telefon, Handy oder Internet tatsächlich wenigstens teilweise beruflich nutzt. Denn das Finanzamt akzeptiert in aller Regel den Abzug der anteiligen Kosten, wenn Du zumindest in einem gewissen Umfang berufliche Telefonate von Deinem privaten Telefonanschluss „glaubhaft“ machen kannst. Das gilt auch für die Nutzung Deines Handys und Deines Internetanschlusses.

Wann geht das Finanzamt von einer beruflichen Nutzung aus?

Du bist auf der sicheren Seite, wenn allein Dein Beruf klar macht, dass Du oft zuhause arbeitest. Also zum Beispiel als Lehrerin oder Richter. Auch wer oft im Homeoffice arbeitet, sollte keine Probleme mit dem Finanzamt haben. Sinnvoll ist eine Aufzeichnung der Tage, an denen Du zuhause arbeitest. Du brauchst diese Zahl ohnehin für die Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung. Ein schriftlicher Nachweis über Deine Tätigkeit im Homeoffice von Deiner Chefin oder Deinem Chef ist noch besser.

Bei anderen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hilft oft eine Bestätigung der Firma über die Art der beruflichen Tätigkeit, zum Beispiel Notdienst oder ständige Einsatzbereitschaft als EDV-Mitarbeiter sowie der Notwendigkeit, zuhause dienstliche Gespräche oder dafür Dein privates Handy nutzen zu müssen.

Ist geklärt, dass Du Dein Festnetztelefon, den Internetanschluss oder Dein Handy auch beruflich nutzt, hast Du zwei Möglichkeiten für das Absetzen der Ausgaben als Werbungskosten. Entweder pauschal oder per Einzelnachweis. Dazu kommen wir in den folgenden Kapiteln.

Du kannst 20 Prozent Deiner Kosten für Telefon, Handy und Internet als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Allerdings nur bis zu 20 Euro im Monat, also maximal 240 Euro im Jahr. Das ist sehr bequem, denn Du brauchst keine Nachweise, nur die monatlichen Abrechnungen solltest Du parat haben. 

Rechenhilfe: Addiere Deine monatlichen Rechnungsbeträge, teile die Summe durch 5, das sind dann 20 Prozent. Trage diesen Betrag in der Steuererklärung in Anlage N unter „Weitere Werbungskosten“ in Zeile 65 ein. In der Regel fragen Steuerprogramme und Apps diesen Posten auch direkt ab und Du musst nicht die entsprechende Stelle im Steuerformular suchen.

Beispiel: Jerome zahlt für Festnetz, Internet und Handy im Monat 45 Euro. Das sind im Jahr 540 Euro. 20 Prozent davon sind 108 Euro, die er absetzen kann. Natürlich nur, wenn er die Telefone und das Internet auch tatsächlich - zumindest teilweise - beruflich nutzt. 

Generell gilt: Die 20-Prozent-Regel erkennen die Finanzämter in der Regel geräuschlos an. 

Schwanken die Beträge Deiner Rechnungen über das Jahr gesehen, wähle die drei aufeinanderfolgenden Monate aus, in denen in Summe die höchsten Beträge stehen. Teile dann die Summe der drei Rechnungsbeträge in diesen drei Monaten durch drei. Damit erhältst Du den Monatsdurchschnitt, den Du mit zwölf multiplizierst. Davon nimmst Du wieder die 20 Prozent.

Beispiel: Wie im ersten Beispiel zahlt Jerome fix 45 Euro im Monat, allerdings musste er in den Monaten Mai, Juni und Juli Gespräche führen, die nicht von der Flatrate abgedeckt waren. Deshalb musste er 55, danach 60 und im dritten Monat 65 Euro zahlen. Das sind in diesen drei Monaten insgesamt 180 Euro, also durchschnittlich 60 Euro pro Monat. Aufs Jahr gerechnet sind das 720 Euro - und davon wiederum 20 Prozent sind 144 Euro zum Absetzen. Also schon mehr als im Kapitel zuvor, wo es nur 108 Euro waren.

Tipp: Arbeitest Du nahezu ausschließlich im Homeoffice am Computer, solltest Du zumindest versuchen, pauschal 50 Prozent anzusetzen. Hier musst Du allerdings mit Nachfragen rechnen und Du kommst dann oft um eine detaillierte Erfassung nicht herum. 

Für das Absetzen per Einzelnachweis musst Du wenigstens für drei aufeinanderfolgende Monate jedes geführte Gespräch protokollieren. Mit einem Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft geht das noch recht einfach. Du musst aber zusätzlich angeben, mit wem Du telefoniert hast – und notieren, ob das Gespräch beruflich oder privat war.

Du musst also schon etwas tun, wenn Du mehr als die 20-Prozent-Pauschale bei der Steuer rausholen willst. Immerhin reichen auch hier drei zusammenhängende Monate. 

Tipp: Hast Du für Deinen Festnetzanschluss mehrere Nummern und Telefone, dann kannst Du eine für private und eine andere für berufliche Telefonate nutzen. Das macht die Nachweisführung etwas einfacher.

Wie gehst Du nach den drei Monaten vor?

• Wenn sich nach den drei Monaten herausstellt, dass Du das Telefon oder Handy zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt hast, kannst Du die kompletten Telefonkosten geltend machen.
• Sind es weniger als 90 Prozent - aber mehr als 20 Prozent - kannst Du immerhin den prozentualen Anteil der Kosten von der Steuer absetzen.
• Sollte bei Deiner Analyse über drei Monate herauskommen, dass die berufliche Nutzung weniger als 20 Prozent beträgt, kannst Du Deine Bemühungen einstellen. Denn dann ist die Pauschale von 20 Prozent besser.

Anders als bei der 20-Prozent-Pauschale gibt es beim Einzelnachweis kein Limit nach oben. Du kannst in diesem Fall mehr als 240 Euro an Telefonkosten steuerlich geltend machen, wenn Du höhere Kosten hattest. Allerdings solltest Du das sehr gründlich machen und die Belege auch für stolze zehn Jahre aufheben. 

Du kannst beim Einzelnachweis anteilig alles geltend machen, was mit Deiner Nutzung von Telefon, Handy und Internet im Zusammenhang steht. Dazu gehören nicht nur die Kosten, die auf Deiner Rechnung stehen wie Grundgebühr, Flatrate-Kosten und Miete für den Router, sondern auch die anteiligen Anschaffungskosten für Geräte. Als Grundlage dient der vorher ermittelte prozentuale Anteil Deiner beruflichen Nutzung.

Du siehst, dass das Absetzen über Einzelnachweise zwar recht aufwendig ist, aber Du kannst damit mehr Steuern sparen. 

Nein, Telefonkosten bringen Dir nicht in jedem Fall eine steuerliche Ersparnis. Denn die Telefonkosten fallen nur dann ins steuerliche Gewicht, wenn Du mit diesen und allen anderen Werbungskosten die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro übertriffst. Diese 1.230 Euro an Werbungskosten berücksichtigt der Fiskus schon automatisch bei der monatlichen Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Erst wenn Du höhere Kosten geltend machen kannst, sparst Du Steuern. 

Du musst also im Normalfall noch mindestens 1.000 Euro an anderer Stelle an Werbungskosten zusammenbekommen. Etwa beim Arbeitszimmer oder der Homeoffice-Pauschale, der Entfernungspauschale oder Arbeitsmitteln. Viele Angestellte schaffen das auch mit den 1.230 Euro, oft allein mit der Entfernungspauschale.  

Immerhin: Die Telefonkosten mögen ein eher kleiner Posten zum Absetzen sein. Aber dank der 20-Prozent-Regel ist das Thema in der Steuererklärung schnell erledigt. Und machmal sind es genau diese Kosten von beispielsweise 150 Euro, die überhaupt eine Steuerersparnis bringen. Weil Du erst mit den Telefonkosten die 1.230-Euro-Grenze knackst.

Du darfst Telefonkosten in der beschriebenen Art und Weise absetzen, weil es dafür ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) gibt. Deutschlands oberste Finanzrichter hatten schon am 9. November 1978 bestätigt, dass auch dann die anteiligen Telefonkosten steuerlich abgezogen werden können, wenn das Telefon teils für private, teils für dienstliche Gespräche genutzt wird (Az. VI R 195/77).

Das ist insofern bemerkenswert, da es auch andere Bereiche gibt, in denen eine solche „Mischnutzung“ nicht dazu führt, dass sich der jeweilige Posten in der Steuererklärung anteilig absetzen lässt. Ein Beispiel ist das häusliche Arbeitszimmer. Dort ist eine wesentliche Voraussetzung für die Absetzbarkeit, dass Du es zumindest zu 90 Prozent beruflich nutzt. Liegst Du darunter, lässt es sich gar nicht absetzen.