Wie lange musst Du eigentlich Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Kaufbelege aufheben? Die Antwort ist: Kommt drauf an. Auch wenn Du viele Finanzunterlagen nie wieder brauchst, gelten für manche Dokumente klare Aufbewahrungsfristen. Hier findest Du sie im Überblick.

1 Jahr: Gehaltsabrechnungen

Gehaltsabrechnungen brauchst Du z. B. als Nachweis für Kreditanträge, Unterhaltsverfahren oder wenn Du Sozialleistungen wie Wohngeld beantragst. 

Wichtig: Wenn Du Deine Steuererklärung später abgibst, bewahr die Abrechnungen so lange auf, bis das erledigt ist – also gegebenenfalls bis zu vier Jahre länger.

2 Jahre: Quittungen, Belege & Garantieunterlagen

• Quittungen, Belege, Kassenzettel, Garantieunterlagen und Kaufverträge können nicht nur für Deine Steuererklärung relevant sein, sondern auch helfen, wenn Du etwas reklamieren oder weiterverkaufen möchtest.
• Heb sie im Zweifel lieber etwas länger auf. Einige Anbieter sind kulant und bieten auch nach Ablauf der Garantie noch eine Reparatur an. Bei Garantieunterlagen gilt ohnehin: Solange die Garantie läuft, solltest Du sie behalten.
• Belege für größere Anschaffungen (z. B. Auto) bewahrst Du am besten so lange auf, wie Du die Sachen besitzt oder nutzt.
• Hast Du eine Hausratversicherung? Dann archivier die Belege von Gegenständen, die darüber versichert sind – so kannst Du im Schadenfall ihren Wert belegen.
• Handwerkerrechnungen solltest Du mindestens zwei Jahre behalten, um im Fall von Gewährleistungsansprüchen Nachweise zu haben. Wenn Du Eigentum besitzt oder vermietest, sogar sechs Jahre.

Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist startet immer am Ende des Jahres, in dem Du die Rechnung oder den Vertrag bekommen hast. Bei einer Handwerkerrechnung vom 20. August 2025 beginnt die Frist also erst am 1. Januar 2026 und endet am 31. Dezember 2028.

3 Jahre: Kontoauszüge & Verträge

• Kontoauszüge können wichtig sein, um regelmäßige Zahlungen für Strom, Internet oder Miete nachzuweisen.
• Auch Verträge – etwa für Versicherungen oder Abos – solltest Du noch drei Jahre nach Vertragsende aufbewahren. Das gilt auch für Kündigungen.
• Alles rund um die Mietwohnung (Mietvertrag, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen, Kautionsnachweise usw.) behältst Du ebenfalls drei Jahre nach Ende des Mietverhältnisses.

4 Jahre: Steuerunterlagen & Belege fürs Finanzamt

• Steuerunterlagen und Belege solltest Du mindestens vier Jahre aufbewahren. Falls Dein Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen ist, heb die zugehörigen Belege ebenfalls länger auf.
• Verdienst Du mehr als 500.000 € im Jahr, gilt dafür sogar eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht.
• Bist Du selbstständig oder arbeitest freiberuflich, musst Du einige Dokumente sogar zehn Jahre behalten. Seit dem 1. Januar 2025 gilt jedoch: Für bestimmte Buchungs- und Kostenbelege wurde die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre verkürzt. Andere Unterlagen – etwa Jahresabschlüsse oder Handelsbücher – müssen weiterhin zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

10 Jahre: Steuerbescheide 

Steuerbescheide solltest Du mindestens zehn Jahre aufbewahren. Sie können später z. B. bei Förderanträgen wichtig werden – etwa für Baukindergeld oder KfW-Zuschüsse für Modernisierungsmaßnahmen.

Für immer: Wichtige Originale

Dokumente ohne finanziellen Bezug – wie Dein Reisepass – gehören nicht in diese Liste. Aber folgende Unterlagen solltest Du dauerhaft aufheben:

• Sozialversicherungsausweis
• Analoge Sparbücher, Aktien, Wertpapiere oder Lebensversicherungspolicen
• Alles rund um Deine Immobilie: Kaufverträge, Kreditunterlagen, Grundbuchauszüge
• Erbscheine
• Patientenverfügung
• Ausbildungsnachweise, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsmeldungen, Erwerbslosigkeitsnachweise – die brauchst Du später z. B. für die Beantragung Deiner Rente

Nicht vergessen: Auch digitale Unterlagen sichern

Vergiss nicht, digitale Dokumente wie Kontoauszüge regelmäßig aus dem Online-Banking herunterzuladen. Sie werden dort nicht unbegrenzt gespeichert und können nach einiger Zeit gelöscht werden.

Für die Fristen selbst macht es keinen Unterschied, ob Du die Unterlagen digital oder auf Papier hast. Aber: Bei besonders wichtigen Dokumenten – etwa einem Immobilienkaufvertrag – solltest Du immer auch das Original aufbewahren.

Daher unser Tipp: Speicher Dir diesen Artikel für später ab. Und leg Dir bei Gelegenheit eine digitale Ordnerstruktur an – z. B. nach Jahren oder Themen sortiert. So findest Du wichtige Unterlagen im Ernstfall sofort wieder.