Auch wenn Du Dir viele Dokumente rund um Finanzen nie wieder anschaust und Du die meisten auch nicht dauerhaft aufheben musst, gelten für manche Unterlagen bestimmte Aufbewahrungsfristen:

1 Jahr

• Gehaltsabrechnungen: Du brauchst sie z. B. als Nachweis für Kreditanträge, Unterhaltsverfahren oder wenn Du Sozialleistungen wie Wohngeld beantragst. Wichtig: Falls Du Deine Steuererklärung später machst, heb die Abrechnungen auf, bis das erledigt ist – also ggf. bis zu vier Jahre länger

2 Jahre

• Quittungen, Belege, Kassenzettel, Garantieunterlagen und Kaufverträge: Sie können nicht nur für Deine Steuererklärung relevant sein, sondern auch helfen, wenn Du etwas reklamieren oder weiterverkaufen möchtest.
• Hier gilt aber: Heb sie ruhig länger auf. Einige Anbieter bieten aus Kulanz auch eine Reparatur ab, obwohl die Garantie schon abgelaufen ist. Bei Garantieunterlagen gilt außerdem sowieso: Heb sie so lange auf, wie die Garantie gilt.
• Und: Belege für größere Anschaffungen (z. B. Auto) solltest Du aufheben, bis Du sie nicht mehr hast bzw. nutzt.   
• Du hast eine Hausratversicherung? Dann archivier die Belege von Gegenständen, die darüber versichert sind. Damit Du im Notfall ihren Wert belegen kannst.
• Handwerkerrechnungen: Privatpersonen sollten sie mindestens zwei Jahre behalten, um im Fall von Gewährleistungsansprüchen Nachweise zu haben. Vermietest Du selbst oder hast Eigentum, solltest Du sie sogar sechs Jahre aufbewahren.

Gut zu wissen: Die Aufbewahrungspflichten beginnen immer am Ende des Jahres, in dem Du die Rechnung oder den Vertrag bekommen hast. Bei einer Handwerkerrechnung vom 20. Januar 2025 beginnt die Frist also erst am 1. Januar 2026 und endet am 31. Dezember 2028.

3 Jahre

• Kontoauszüge: Mit Deinen privaten Bankunterlagen kannst Du regelmäßige Zahlungen für Strom, Internet, Miete, usw. nachweisen.
• Verträge: Das gilt für Versicherungen, Abos und Co. Und zwar jeweils drei Jahre, nachdem der Vertrag schon beendet ist. Heb auch Kündigungen drei Jahre auf.
• Alles rund um die Mietwohnung: Mietvertrag, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen, Kautionsnachweise, usw. Behalt diese Dokumente noch drei Jahre, nachdem das Mietverhältnis geendet hat.

4 Jahre 

• Steuerunterlagen und Belege fürs Finanzamt: Falls Dein Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen ist, solltest Du auch die jeweiligen Belege weiter mit aufbewahren.
• Übrigens: Liegen Deine Einkünfte jährlich über 500.000€, musst Du Deine Steuerunterlagen und Belege sogar sechs Jahre lang aufbewahren. Bist Du selbstständig oder arbeitest freiberuflich, musst Du einige Dokumente sogar zehn Jahre aufheben.

10 Jahre 

• Steuerbescheide solltest Du mindestens zehn Jahre aufbewahren. Sie können unter anderem bei Förderanträgen hilfreich sein, wenn z. B. neue staatliche Förderungen eingeführt werden (z. B. Baukindergeld oder KfW-Zuschüsse für Modernisierungsmaßnahmen).

Für immer

Wichtig: Dokumente ohne finanziellen Bezug wie z. B. Dein Pass führen wir hier nicht auf.

• Sozialversicherungsausweis
• Analoge Sparbücher, Aktien, Wertpapiere oder Lebensversicherungspolicen
• Alles rund um Deine Immobilie: Kaufverträge, Kreditunterlagen, Grundbuchauszüge
• Erbscheine
• Patientenverfügung
• Ausbildungsnachweise, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsmeldungen, Erwerbslosigkeitsnachweise – all das kannst Du später für die Beantragung Deiner Rente gebrauchen

Jetzt wo Du in der Theorie weißt, wie lange Du welche Dokumente behalten solltest: Vergiss nicht digitale Unterlagen wie Kontoauszüge regelmäßig aus dem Online-Banking herunterzuladen. Dort werden sie nämlich nicht ewig gespeichert, sondern unter Umständen nach gewisser Zeit gelöscht.

Übrigens: Für die Aufbewahrungsfristen an sich ist es egal, ob Du die Unterlagen in Papier oder digital hast. Bei den "wichtigen" Dokumente wie dem Kaufvertrag des Hauses solltest Du aber das Original behalten.

Daher unser Tipp: Speicher Dir diesen Artikel für später ab.